5 mitów o KSeF, które nadal krążą wśród przedsiębiorców
Pomimo coraz szerszej wiedzy o KSeF, wciąż funkcjonuje wiele nieporozumień i niedopowiedzeń. KSeF jest systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania i zarządzania fakturami elektronicznymi. Obalamy 5 najczęstszych mitów, które mogą opóźnić lub utrudnić wdrożenie systemu.
Wprowadzenie KSeF wynika z projektu ustawy oraz zmianie ustawy dotyczących obowiązkowego fakturowania elektronicznego. Początkowo system był rozwiązaniem dobrowolnym, jednak obecnie staje się obowiązkowy dla przedsiębiorców.
1. "KSeF dotyczy tylko dużych firm"
Nieprawda. Po wejściu w życie obowiązku KSeF system będzie dotyczył wszystkich podatników VAT, niezależnie od wielkości firmy. Obowiązek korzystania z KSeF obejmuje wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od wielkości prowadzonej działalności.
Mikroprzedsiębiorstwa, jednoosobowe działalności gospodarcze czy organizacje pozarządowe objęte VAT będą musiały stosować ten sam system, co duże korporacje. Obowiązek wystawiania faktur w ramach KSeF obejmuje większość faktur wystawianych przez podatników, z wyjątkiem niektórych usług i towarów, które mogą być objęte wyłączeniami na podstawie przepisów. Dla transakcji o niewielkie kwoty mogą obowiązywać odroczenia lub wyjątki.
2. "System ERP zrobi wszystko za mnie"
ERP może zautomatyzować wiele procesów, ale wymaga konfiguracji, testów i integracji z KSeF. To nie jest rozwiązanie “plug and play”. Wdrożenie wymaga:
- dopasowania systemu ERP zintegrowanego z systemem e faktur ksef oraz systemem KSeF
- dopasowania systemu do struktury faktury ustrukturyzowanej, w tym zgodności ze strukturą logiczną faktury
- uzgodnienia zakresu danych i przepływów z dostawcą ERP
- przeszkolenia użytkowników
- zapewnienia wsparcia serwisowego
Integracja z systemem umożliwia wystawianie i odbierania faktur ustrukturyzowanych oraz obsługę załączników, jeśli są wymagane. Należy pamiętać, że niektóre załączniki mogą być przekazywane poza systemem KSeF, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
3. "Po przesunięciu terminu mam czas i nie muszę się spieszyć"
To mylne podejście. Choć termin obowiązkowego KSeF został przesunięty, należy pamiętać, że obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. dla dużych przedsiębiorców. Firmy, a zwłaszcza przedsiębiorcy, powinni już teraz zacząć korzystać z systemu, aby przygotować się na nowe zasady rozliczania transakcji i spełnić wymagania, jakie niesie życie KSeF. Brak działania już teraz to:
- ryzyko przeciążenia dostawców ERP w ostatnich miesiącach
- brak czasu na szkolenia stres i chaos wdrożeniowy na ostatnią chwilę
Wdrożenie KSeF wpłynie także na stronę nabywcy, która będzie miała dostęp do faktur ustrukturyzowanych online.
Przeczytaj o najczęstszych błędach przy wdrożeniu KSeF i jak ich uniknąć.
4. "KSeF to tylko zmiana techniczna"
Nie tylko. KSeF zmienia cały model pracy z dokumentami: obieg faktur, odpowiedzialność pracowników, kontrolę płatności, archiwizację i raportowanie. KSeF umożliwia przechowywanie faktur ustrukturyzowanych oraz udostępnianie faktur ustrukturyzowanych nabywcom, a także pozwala odbierać faktury ustrukturyzowane pośrednictwem KSeF i przekazywać taką dokumentację w formie elektronicznej. To transformacja organizacyjna, która wymaga:
- mapowania procesów “as-is” i “to-be”. Wdrożenie systemu wpływa na pracę księgowych, rozliczeniu VAT oraz odliczenie VAT od faktur elektronicznych, a także na sposób fakturowania i obsługę fakturami elektronicznymi.
- komunikacji wewnętrznej. Faktury do KSeF muszą być zgodne z określonym wzorem i strukturą logiczną, a ich przesłania do systemu decyduje o dacie wystawienia oraz prawidłowym rozliczeniu podatku VAT.
- zmiany procedur i polityk firmowych. Każda faktura elektroniczna otrzymuje swój numer KSeF, a jej numeru jest kluczowy dla rozliczeń podatkowych. Dane kontrahenta oraz daty wystawienia i data wystawienia są niezbędne dla prawidłowego rozliczenia faktur wystawianych w systemie. Faktura jest uznawana za wystawioną w momencie jej przesłania do systemu, a każda wystawiona faktura musi być zgodna z wymaganiami KSeF. Wysokość wykazanego podatku na fakturze ma wpływ na ewentualne kary za nieprzestrzeganie obowiązku wystawiania faktur w systemie. Wystawianiem faktur ustrukturyzowanych zajmują się podmioty uprawnione, a proces ten jest regulowany przez ministerstwo finansów. Faktury wystawiane w ramach KSeF mogą dotyczyć zarówno usług, jak i towarów.
Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów oraz innych ustaw, podmiot uprawniony do wystawiania e faktur w ramach KSeF musi przestrzegać zasad w sprawie korzystania z systemu.
5. "Faktury w KSeF nie mogą zawierać błędów"
Mogą, jeśli błąd nie narusza schemy struktury logicznej oraz daty wystawienia. KSeF weryfikuje poprawność faktury pod względem zgodności ze strukturą logiczną oraz prawidłowego wypełnienia pola data wystawienia. System nie sprawdza poprawności rachunkowej, nie ocenia zasadności kosztu czy zgodności z umową. Za jakość danych nadal odpowiada wystawca faktury. Dlatego konieczne są:
- dobre praktyki walidacyjne po stronie systemu ERP
- procedury kontroli wewnętrznej
- odpowiedzialność personalna za wystawiane dokumenty
Faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną w momencie jej przesłania do systemu KSeF, a data wystawienia oraz jej numeru są kluczowe dla prawidłowego rozliczeniu i odliczenie VAT. Właściwe wypełnienie tych pól ma bezpośredni wpływ na możliwość odliczenia VAT przez nabywcę oraz na terminowość rozliczeń podatkowych.
Wysokość wykazanego podatku na fakturze wpływa na ewentualne kary za naruszenie obowiązku wystawiania faktur w systemie KSeF. W przypadku nieprzestrzegania obowiązku, kary mogą być uzależnione od kwoty podatku wykazanego na fakturze.
Obowiązek i obowiązkowy charakter korzystania z KSeF dotyczą wszystkich faktur wystawianych w systemie, zgodnie z obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz przepisami prawa podatkowego.
Czym jest faktura ustrukturyzowana i dlaczego to ważne?
Faktura ustrukturyzowana to nowoczesny dokument elektroniczny, który powstaje w ściśle określonym formacie XML. Dzięki temu wszystkie dane zawarte w fakturze są czytelne dla systemów informatycznych, co pozwala na ich automatyczne przetwarzanie i weryfikację. W krajowym systemie e faktur (KSeF) faktury ustrukturyzowane stają się standardem – to właśnie one będą obowiązkowe w obrocie gospodarczym po wejściu w życie nowych przepisów.
Dlaczego to takie istotne? Przede wszystkim faktury ustrukturyzowane eliminują wiele błędów, które pojawiały się przy tradycyjnym wystawianiu dokumentów. Dzięki jednolitej strukturze logicznej, określonej przez Ministerstwo Finansów, wystawianie i odbieranie faktur staje się prostsze, szybsze i bezpieczniejsze. Automatyzacja procesów pozwala ograniczyć ryzyko pomyłek, a także znacznie ułatwia archiwizację i kontrolę dokumentów. W efekcie krajowy system e faktur to nie tylko wymóg prawny, ale realna szansa na usprawnienie codziennego funkcjonowania firmy.
Uprawnienia do korzystania z KSeF – kto i jak może wystawiać faktury?
Dostęp do krajowego systemu e faktur (KSeF) mają przede wszystkim podatnicy, którzy chcą wystawiać faktury ustrukturyzowane zgodnie z nowymi przepisami. Jednak nie tylko właściciele firm mogą korzystać z systemu – uprawnienia do wystawiania faktur mogą być nadawane także pracownikom, biurom rachunkowym czy innym podmiotom uprawnionym przez podatnika.
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca może samodzielnie zarządzać uprawnieniami w systemie, decydując, kto w jego imieniu będzie wystawiał faktury ustrukturyzowane. Biura rachunkowe, po uzyskaniu odpowiednich uprawnień, mogą kompleksowo obsługiwać wystawianie faktur dla swoich klientów, korzystając z pośrednictwa KSeF. Cały proces odbywa się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego przez Ministerstwo Finansów, co gwarantuje bezpieczeństwo i zgodność z obowiązującymi przepisami. Warto już teraz zadbać o właściwe nadanie uprawnień, by uniknąć problemów po wprowadzeniu obowiązkowego fakturowania w krajowym systemie e faktur.
Korekty w KSeF – jak poprawiać błędy i co warto wiedzieć?
Wystawienie błędnej faktury ustrukturyzowanej w systemie KSeF nie oznacza końca świata – przewidziano jasne procedury korygowania takich dokumentów. Jeśli zauważysz pomyłkę, należy wystawić fakturę korygującą, która – podobnie jak oryginał – trafia do systemu KSeF i otrzymuje swój unikalny numer KSeF oraz datę wystawienia korekty.
Ważne, by pamiętać, że korekty można dokonać tylko wtedy, gdy pierwotna faktura została już przyjęta przez system KSeF. Ministerstwo Finansów określiło szczegółowe zasady dotyczące wystawiania faktur korygujących, co pozwala na sprawne rozliczanie VAT i prawidłowe odliczenie podatku. Dzięki temu zarówno podatnik, jak i nabywca mają pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów i mogą szybko reagować na ewentualne nieścisłości. System KSeF zapewnia przejrzystość i bezpieczeństwo całego procesu, a każda korekta jest odpowiednio udokumentowana i łatwa do odnalezienia w systemie.
Robert Fibik
Robert od ponad 7 lat rozwija relacje z kluczowymi klientami IT Excellence, specjalizując się w cyfrowym obiegu dokumentów. Ekspert w zakresie optymalizacji procesów i wdrażania KSeF, łączy wiedzę techniczną z biznesową, doradzając, jak bezpiecznie i zgodnie z prawem wdrażać nowoczesne rozwiązania. Ceniony prelegent, dzieli się praktycznymi wskazówkami z zakresu digitalizacji i zwiększania efektywności firm.