E-doręczenia – nowy obowiązek czy szansa na usprawnienie biznesu?
E-doręczenia – Co to jest?
E-doręczenia to usługa umożliwiająca wysyłanie i odbieranie korespondencji urzędowej w formie cyfrowej, mająca taką samą moc prawną jak tradycyjne listy polecone z potwierdzeniem odbioru. Od 2024 roku stają się one nieodłącznym elementem cyfryzacji administracji publicznej i firm, mając na celu uproszczenie komunikacji i zaoszczędzenie czasu w zarządzaniu dokumentacją.
Dzięki e-doręczeniom przedsiębiorcy mogą nie tylko zyskać więcej czasu na kluczowe działania, ale także zredukować koszty związane z tradycyjną pocztą papierową.
Kiedy e-doręczenia stają się obowiązkowe?
Przepisy dotyczące e-doręczeń wprowadzają stopniowe obowiązki. Oto harmonogram:
Od 1 stycznia 2025 r. – administracja publiczna
Obowiązek posiadania e-doręczeń dotyczy wszystkich instytucji publicznych, w tym ZUS i KRUS.
Od 1 kwietnia 2025 r. – firmy zarejestrowane w KRS
Dotyczy firm zarejestrowanych w KRS przed 1 stycznia 2025 r.
Od 1 października 2026 r. – firmy zarejestrowane w CEIDG
Obowiązek obejmuje firmy, które zostały zarejestrowane w CEIDG przed 1 stycznia 2025 r.
Dla nowych firm – obowiązek z rejestracją
Każda nowa firma, która będzie zarejestrowana po 1 stycznia 2025 r., od razu będzie musiała posiadać e-doręczenie.
Korzyści z wdrożenia e-doręczeń
E-doręczenia to nie tylko nowy obowiązek, ale także szansa na usprawnienie wielu procesów w firmie. Oto, co zyskujesz:
1. Szybsza komunikacja z urzędami
Zamiast czekać na listy polecone, e-doręczenia pozwalają natychmiastowo odbierać dokumenty urzędowe, co przyspiesza cały proces i pozwala szybko reagować na wezwania.
2. Bezpieczeństwo i wygoda
Dzięki e-doręczeniom masz pełną kontrolę nad dokumentacją i możesz ją przechowywać w bezpieczny sposób w wersji cyfrowej, co minimalizuje ryzyko zgubienia ważnych dokumentów.
3. Oszczędność czasu i pieniędzy
Eliminacja konieczności drukowania, wysyłania paczek pocztowych oraz archiwizacji papierowych dokumentów przekłada się na znaczną oszczędność zarówno w zakresie czasu, jak i kosztów.
4. Zgodność z nowymi przepisami
Z systemem e-doręczeń Twoja firma będzie gotowa na nadchodzące zmiany legislacyjne. Zyskasz pewność, że jesteś w pełni zgodny z nowymi regulacjami prawnymi, unikając kar za opóźnienia w dostarczaniu korespondencji urzędowej.
Kto ma obowiązek posiadania
e-doręczeń?
Obowiązek posiadania skrzynki e-doręczeń obejmuje:
- Firmy zarejestrowane w KRS i CEIDG
- Spółki prawa handlowego – w tym spółki z o.o., akcyjne i jawne
- Fundacje oraz spółdzielnie wpisane do KRS
- Zawody zaufania publicznego – adwokaci, radcowie prawni, notariusze, doradcy podatkowi i restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi
Harmonogram wdrożenia e-doręczeń w firmach
Firmy muszą dostosować się do określonych terminów:
- KRS – do 1 kwietnia 2025 r.
- CEIDG – do 1 października 2026 r.
- Zawody zaufania publicznego – do 1 stycznia 2025 r.
E-doręczenia w firmie – Jak założyć adres?
Aby skorzystać z systemu e-doręczeń, przedsiębiorcy muszą wykonać kilka kroków:
- Złożenie wniosku na platformie ePUAP lub stronie Ministerstwa Cyfryzacji.
- Uzyskanie adresu do e-doręczeń i zapisanie go w Bazie Adresów Elektronicznych.
- Zintegrowanie systemu z procesami biznesowymi, aby automatycznie zarządzać korespondencją.
E-doręczenia w kontekście RODO: Jakie wymogi musi spełniać Twoja firma?
Zgodnie z przepisami RODO, przechowywanie dokumentów elektronicznych, w tym e-doręczeń, musi spełniać szereg wymogów dotyczących ochrony danych osobowych. Przedsiębiorcy muszą zapewnić:
- Zabezpieczenie danych – e-doręczenia powinny być chronione przed nieautoryzowanym dostępem poprzez zastosowanie odpowiednich technologii szyfrowania.
- Prawo dostępu do dokumentów – pracownicy powinni mieć dostęp tylko do tych dokumentów, które są niezbędne do realizacji ich obowiązków, co zmniejsza ryzyko naruszenia prywatności.
- Właściwa archiwizacja – dokumenty muszą być przechowywane przez określony czas, zgodnie z wymaganiami prawnymi oraz polityką przechowywania danych w firmie.
Jak przechowywać e-doręczenia w zgodzie z przepisami?
Zgodność z przepisami prawa to kluczowy aspekt zarządzania e-doręczeniami. Należy przestrzegać wymogów dotyczących przechowywania e-doręczeń, które obejmują:
- Zabezpieczenie przed manipulacją – każdy dokument elektroniczny musi być przechowywany w sposób, który uniemożliwia jego edytowanie lub usunięcie po zapisaniu.
- Długoterminowe przechowywanie – w zależności od rodzaju dokumentu, czas przechowywania może wynosić od kilku miesięcy do kilku lat, a jego brak może skutkować karami.
- Architektura systemu archiwizacji – system, który obsługuje e-doręczenia, powinien być przystosowany do tworzenia kopii zapasowych oraz odtwarzania dokumentów w przypadku awarii.
Obowiązki archiwizowania e-doręczeń
Zgodnie z przepisami, dokumenty elektroniczne, w tym e-doręczenia, muszą być przechowywane przez określony czas. Najważniejsze zasady archiwizacji to:
- Integralność dokumentów: Dokumenty muszą być przechowywane w formie zabezpieczonej przed manipulacjami.
- Bezpieczeństwo: Przechowywanie dokumentów w zgodzie z normami RODO.
- Dostępność: Dokumenty muszą być łatwo dostępne w razie potrzeby.
Symfonia eDokumenty – optymalna integracja z e-doręczeniami
Symfonia eDokumenty to kompleksowe rozwiązanie, które umożliwia automatyczne zarządzanie e-doręczeniami. Oferuje:
- Automatyczną obsługę e-doręczeń, eliminując ręczne monitorowanie skrzynki.
- Bezpieczne przechowywanie dokumentów w chmurze.
- Integrację z innymi systemami ERP i CRM, co pozwala na pełną automatyzację obiegu dokumentów.
Korzyści z wdrożenia Symfonia eDokumenty:
- Zgodność z przepisami
- Bezpieczne i szybkie zarządzanie dokumentami
- Automatyzacja procesów biznesowych
- Integracja z istniejącymi systemami
Zapisz się na bezpłatny webinar!
Chcesz dowiedzieć się więcej o e-doręczeniach? Zapisz się na nasz webinar i poznaj szczegóły dotyczące wdrożenia tego systemu w Twojej firmie. Wykorzystaj e-doręczenia jako narzędzie do usprawnienia procesów biznesowych i zgodności z nowymi przepisami!
Podczas webinaru omówimy:
- Nowe przepisy oraz zmiany w pracy i ich wpływ na funkcjonowanie firm
- Automatyzację obiegu dokumentów i integrację z systemami księgowymi
- Uproszczenie zarządzania fakturami i sposoby na uniknięcie błędów w procesie
Podsumowanie
E-doręczenia to kluczowy element cyfryzacji, który pozwala firmom na usprawnienie komunikacji z urzędami i kontrahentami, a także na oszczędność czasu i pieniędzy. Dzięki odpowiednim systemom, takim jak Symfonia eDokumenty, przedsiębiorcy mogą w pełni zautomatyzować procesy zarządzania dokumentami i zagwarantować sobie zgodność z przepisami.
Łukasz Dobrowolski
Dyrektor ds. Sprzedaży i Marketingu w firmie IT Excellence S.A., gdzie odpowiada za rozwój strategii handlowej oraz działania marketingowe spółki. Jako ekspert w zakresie sprzedaży i zarządzania projektami IT, specjalizuje się w optymalizacji procesów biznesowych oraz wdrażaniu narzędzi wspierających efektywność przedsiębiorstw, m.in. systemów ERP i elektronicznego obiegu dokumentów. W swojej pracy kładzie nacisk na ścisłą współpracę z klientami oraz elastyczne podejście do realizacji projektów, co pozwala na skuteczne dostosowanie rozwiązań do indywidualnych potrzeb biznesowych.