Elektroniczny obieg dokumentów- czy warto?
Jednym z fundamentalnych procesów zachodzących w firmie to obieg dokumentów. Faktury sprzedażowe, kosztowe czy wszelkiego rodzaju umowy to codzienność każdego przedsiębiorstwa. Jak usprawnić ten proces? Służy do tego elektroniczny obieg dokumentów.
Co to jest EOD?
EOD, czyli Elektroniczny Obieg Dokumentów to system, dzięki któremu dokumenty wewnątrz organizacji są przekazywane w formie elektronicznej pomiędzy pracownikami jak i odpowiednimi działami.
Jak działa?
Dokumenty „z zewnątrz” takie jak faktury czy zamówienia, lub dokumenty, które powstały wewnątrz organizacji jak chociażby wnioski urlopowe są wprowadzane do systemu lub coraz częściej są po prostu tworzone w systemie. W kolejnym kroku przechodzą do osób i działów już w wersji elektronicznej.
Jakie korzyści za sobą niesie?
- Automatyzacja pracy
- Bezpieczeństwo danych
- Oszczędność czasu
- Optymalizacja przepływu informacji,
- Monitorowanie procesów na każdym etapie.
- Zmniejszenie kosztów operacyjnych
- Łatwe przechowywanie i sprawne wyszukiwanie dokumentów
Przed wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów do firmy należy wykonać badanie rynku pod kątem dostawców i dostępnych rozwiązań, po to, aby dopasować system do potrzeb organizacji. Warto przy tym sprawdzić referencje dla danego oprogramowania, a także to, czy dana firma IT oferuje wsparcie posprzedażowe.
Nowoczesne rozwiązania z obszaru digitalizacji i automatyzacji procesów umożliwiają optymalizację kosztów oraz wspierają firmy na drodze cyfrowej transformacji. Zmiana dokumentów papierowych na elektroniczne i automatyzacja ich obiegu to istotny element podnoszenia efektywności działania firmy.
Jeżeli są Państwo zainteresowani powyższym tematem zapraszamy do kontaktu na adres mail: sales@ite.pl. Chętnie zaproponujemy rozwiązanie odpowiednie dla Państwa firmy.
Łukasz Dobrowolski
Dyrektor ds. Sprzedaży i Marketingu w firmie IT Excellence S.A., gdzie odpowiada za rozwój strategii handlowej oraz działania marketingowe spółki. Jako ekspert w zakresie sprzedaży i zarządzania projektami IT, specjalizuje się w optymalizacji procesów biznesowych oraz wdrażaniu narzędzi wspierających efektywność przedsiębiorstw, m.in. systemów ERP i elektronicznego obiegu dokumentów. W swojej pracy kładzie nacisk na ścisłą współpracę z klientami oraz elastyczne podejście do realizacji projektów, co pozwala na skuteczne dostosowanie rozwiązań do indywidualnych potrzeb biznesowych.