Jak KSeF wpłynie na księgowość i obieg dokumentów w firmie?
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi obecnie jedno z większych wyzwań organizacyjnych i technologicznych dla firm w Polsce. KSeF jako system teleinformatyczny służący do wystawiania, przesyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych umożliwia wystawianie faktur w formacie XML, a każda faktura jest uznawana za wystawioną w momencie jej przesłania do systemu i nadania jej numeru KSeF. Dzięki temu podatnik, sprzedawca lub podmiot uprawniony zyskuje pełną kontrolę nad procesem wystawiania, odbierania i archiwizacji faktur wystawianych w ramach KSeF, a nabywca ma dostęp do faktury po stronie nabywcy, co usprawnia rozliczenie VAT i zarządzanie transakcjami w obrocie gospodarczym. System ten wprowadza obowiązek korzystania z elektronicznego obiegu dokumentów, określonym wzorem i strukturą logiczną, co jest szczególnie istotne dla przedsiębiorców realizujących usługi i dostawy towarów.
Jednocześnie, od 1 lutego 2026 r. w życie wchodzi obowiązkowe fakturowanie elektroniczne na podstawie projektu ustawy i rozporządzenia ministra finansów, z wyjątkami przewidzianymi dla przedsiębiorców realizujących niewielkie kwoty lub korzystających z kas rejestrujących, zgodnie ze zmianie ustawy o VAT oraz innych ustaw, przy czym do tego czasu KSeF pozostaje rozwiązaniem dobrowolnym.
Wprowadzenie do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne rozwiązanie informatyczne, które zostało wdrożone przez Ministerstwo Finansów w celu usprawnienia i unowocześnienia procesu fakturowania w polskich firmach. Dzięki KSeF przedsiębiorcy mogą wystawiać, odbierać oraz przechowywać faktury ustrukturyzowane w formie elektronicznej, co znacząco upraszcza codzienną obsługę dokumentów. System e faktur KSeF działa jako centralny, krajowy system, który automatyzuje obieg faktur elektronicznych i zapewnia ich zgodność z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Każda faktura ustrukturyzowana trafia bezpośrednio do systemu teleinformatycznego służącego do obsługi e-faktur, gdzie jest przechowywana i dostępna zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy. Takie podejście nie tylko zwiększa bezpieczeństwo i przejrzystość rozliczeń VAT, ale także pozwala na lepszą kontrolę nad prawidłowością rozliczeń podatku. Wprowadzenie krajowego systemu e faktur to krok w stronę pełnej cyfryzacji fakturowania, który ułatwia zarządzanie dokumentacją i wspiera przedsiębiorców w codziennej działalności.
Przeczytaj o KSeF 2026 obowiązkowy – od kiedy, dla kogo i jak się przygotować
Automatyzacja procesu fakturowania faktur ustrukturyzowanych
KSeF eliminuje konieczność wysyłania faktur w PDF lub papierze. System KSeF umożliwia wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych, a także udostępnianie faktur ustrukturyzowanych po stronie nabywcy, co pozwala nabywcom odbierać faktury ustrukturyzowane bezpośrednio w systemie, zapewniając pełną automatyzację procesu wystawiania, odbierania i zarządzania fakturą elektroniczną oraz fakturą ustrukturyzowaną w ramach różnych transakcji. To rewolucja, która znaczną część odpowiedzialności przenosi z człowieka na systemy informatyczne.
- skrócenie czasu obiegu faktur nawet o 50%
- mniej błędów i duplikatów, dzięki walidacji schemy
- jednolite standardy danych poprawiające jakość analiz finansowych
- pełna cyfryzacja wystawiania i odbioru, bez potrzeby generowania PDFów
- natychmiastowa wymiana danych między kontrahentami
- system KSeF umożliwia pełną kontrolę nad procesem fakturowania, automatyzuje przesyłanie faktury do KSeF, obsługuje różne typy transakcji i integruje się z innymi systemem księgowymi, co pozwala na sprawne wystawianie faktur do KSeF oraz zarządzanie fakturami ustrukturyzowanej.
Mniej pracy operacyjnej w księgowości
Fakturowanie przez KSeF zmniejsza udział pracy manualnej i pozwala zautomatyzować wiele rutynowych zadań księgowych.
- brak potrzeby ręcznego księgowania faktur kosztowych
- automatyczne pobieranie, walidacja i dekretacja faktur
- integracja z systemami ERP oraz OCR
Automatyzacja procesu rozliczeniu VAT oraz odliczenie VAT od usług i towarów jest możliwa dzięki integracji systemów i odpowiednim uprawnieniom nadawanym podatnikom, przedsiębiorcom i sprzedawcom, co ułatwia podatnikom oraz podatnikom będącym przedsiębiorcami rozliczenie z kontrahenta i zapewnia prawidłowe odliczenie VAT od usług świadczonych przez sprzedawcę.
- lepsze rozliczenia VAT i terminów płatności, dzięki aktualnym danym
- większa możliwość kontroli kosztów w czasie rzeczywistym
Uproszczenie archiwizacji i przechowywania faktur ustrukturyzowanych
Ponieważ wszystkie e-Faktury są przechowywane w KSeF, firmy nie muszą utrzymywać lokalnych archiwów. To znaczną oszczędność czasu i kosztów.
- niższe koszty przechowywania danych
- szybsze wyszukiwanie dokumentów w jednolitym formacie
Faktury archiwizowane w KSeF posiadają strukturę logiczną w formacie XML, zgodnie z określonym wzorem Ministerstwa Finansów. - większe bezpieczeństwo danych i mniejsze ryzyko utraty
- zgodność z przepisami o archiwizacji przez 10 lat
Do faktur w KSeF nie można dołączać załączników w formie plików, takich jak PDF czy JPG. Zamiast tego można przekazywać linki do takiej dokumentacji lub przesyłać załączniki poza systemem. - mniej błędów ludzkich przy kopiowaniu i zapisywaniu dokumentó
Integracja z elektronicznym obiegiem dokumentów w krajowego systemu e faktur
Działy administracyjne mogą połączyć systemy ERP z KSeF i zbudować zintegrowane środowisko do pracy z fakturami.
- obieg zatwierdzenia faktur w jednym środowisku
- automatyczne przekazywanie danych do systemu KSeF elektroniczne podpisywanie dokumentów i akceptacje
Integracja z KSeF wymaga nadania odpowiednich uprawnień podmiotom uprawnionym, a korzystanie z systemu odbywa się zgodnie z przepisami w sprawie korzystania i pośrednictwem KSeF.
- spójność danych między działem finansowym a księgowym
- możliwość budowy inteligentnych ścieżek akceptacji
System umożliwia udostępnianie faktur ustrukturyzowanych oraz odbieranie i zarządzanie fakturami przychodzącymi, w tym procesem odbierania, w ramach zintegrowanego środowiska.
Przeczytaj o najczęstszych błędach przy wdrożeniu KSeF i jak ich uniknąć.
Bezpieczeństwo danych w KSeF
Bezpieczeństwo danych w krajowym systemie e faktur to jeden z kluczowych priorytetów Ministerstwa Finansów. System KSeF został zaprojektowany tak, aby zapewnić maksymalną ochronę informacji zawartych w fakturach ustrukturyzowanych. Każdy użytkownik korzystający z systemu ma przypisane odpowiednie uprawnienia, co pozwala na precyzyjne zarządzanie dostępem do danych i minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego wglądu. Dodatkowo, system automatycznie przechowuje wszystkie wystawiane faktury przez okres 10 lat, co gwarantuje łatwy dostęp do dokumentacji w razie potrzeby oraz spełnienie wymogów prawnych dotyczących przechowywania faktur ustrukturyzowanych. W trakcie wystawiania faktur ustrukturyzowanych, system KSeF weryfikuje poprawność dokumentów, nadaje im unikalny numer i zapisuje w bezpiecznym środowisku, eliminując ryzyko utraty czy duplikacji danych. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą mieć pewność, że ich dokumenty są chronione, a proces wystawiania faktur przebiega zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa.
Większa kontrola i zgodność z przepisami
KSeF zapewnia większą transparentność i ułatwia kontrole:
- dostęp do jednolitego rejestru faktur dla wszystkich stron
- lepsza identyfikacja nieprawidłowości w czasie rzeczywistym
- szybsze odpowiedzi na zapytania urzędów
- łatwiejsze przygotowanie do audytów i kontroli skarbowych
- automatyczna zgodność z wymaganiami ewidencyjnymi VAT
Zgodność z przepisami obejmuje obowiązek korzystania z KSeF, prawidłowe wykazanie podatku na fakturze elektronicznej, przesłanie faktury do KSeF i nadanie jej numeru KSeF, co jest kluczowe dla rozliczeniu i odliczeniu VAT przez podatnika. Obowiązkowy system KSeF, który wszedł w życie KSeF, nakłada na podatników obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych i przesyłania faktury do KSeF, a faktura wystawiona poza systemem może skutkować sankcjami za brak wykazanego podatku. Prawidłowe nadanie jej numeru oraz numer KSeF umożliwia podatnikom rozliczenie i odliczenie VAT, a faktura elektroniczna i faktura ustrukturyzowana są podstawą do ewidencji i kontroli podatkowej.
Masz pytania? Chcesz dowiedzieć się więcej? Umów się na bezpłatne spotkanie.
Robert Fibik
Robert od ponad 7 lat rozwija relacje z kluczowymi klientami IT Excellence, specjalizując się w cyfrowym obiegu dokumentów. Ekspert w zakresie optymalizacji procesów i wdrażania KSeF, łączy wiedzę techniczną z biznesową, doradzając, jak bezpiecznie i zgodnie z prawem wdrażać nowoczesne rozwiązania. Ceniony prelegent, dzieli się praktycznymi wskazówkami z zakresu digitalizacji i zwiększania efektywności firm.