Jak wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF? Instrukcja krok po kroku
System KSeF (Krajowy System e-Faktur) już wkrótce stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. Od 1 lutego 2026 roku wystawianie faktur w KSeF będzie standardem dla firm działających w Polsce. Choć pełna obowiązkowość dopiero przed nami, już dziś można testować system i uczyć się jego obsługi, a także przygotować się do odpowiedniego wdrożenia systemu w firmie. Warto pamiętać, że mimo cyfryzacji faktury papierowe jeszcze nie zniknęły i będą obowiązywać w określonych sytuacjach, jednak ich rola będzie stopniowo maleć wraz z wdrożeniem KSeF.
Od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF. Poniżej znajdziesz instrukcję, jak korzystać z KSeF, jak wystawić e-fakturę oraz co musisz przygotować, by sprawnie przejść na faktury ustrukturyzowane.
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Czym jest faktura ustrukturyzowana i jakie ma znaczenie w systemie KSeF? Faktura ustrukturyzowana to dokument elektroniczny w formacie XML, zgodny ze schemą FA(2) określoną przez Ministerstwo Finansów. Znaczenie tego dokumentu polega na tym, że w procesie wystawiania i przesyłania faktur w KSeF kluczowe jest poprawne przygotowanie i przekazanie dokumentu elektronicznego, który zostaje zarejestrowany w systemie. W przeciwieństwie do tradycyjnych faktur PDF, e-faktura w KSeF zawiera dane w sposób znormalizowany i umożliwia ich automatyczne przetwarzanie przez systemy księgowe i ERP. Taka faktura przechodzi przez centralny system KSeF, gdzie zostaje nadany jej unikalny numer identyfikacyjny i data przyjęcia. W KSeF stosowane są również nowoczesne rozwiązania technologiczne, takie jak podpis elektroniczny czy pieczęć elektroniczna, które zapewniają bezpieczeństwo i integralność dokumentu.
Zalety korzystania z KSeF
Wdrożenie krajowego systemu e faktur przynosi przedsiębiorcom szereg wymiernych korzyści. Przede wszystkim, korzystanie z e faktur ksef znacząco upraszcza i przyspiesza proces fakturowania, co pozwala firmom zaoszczędzić czas oraz ograniczyć koszty związane z obsługą dokumentów. Automatyczne przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w systemie eliminuje ryzyko ich zagubienia czy zniszczenia, a jednocześnie zapewnia pełną przejrzystość i kontrolę nad obiegiem dokumentów. Krajowy system e faktur umożliwia także łatwiejsze zarządzanie finansami oraz szybkie wyszukiwanie potrzebnych faktur. Dla podatników wdrożenie KSeF oznacza również krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku VAT, co pozytywnie wpływa na płynność finansową firmy. Co ważne, korzystanie z KSeF jest zgodne z wymogami unii europejskiej, co ułatwia prowadzenie działalności na rynkach zagranicznych i zwiększa konkurencyjność polskich przedsiębiorstw.
Wymagania dla faktur ustrukturyzowanych
Aby faktura mogła zostać wystawiona i przesłana za pośrednictwem krajowego systemu e faktur, musi spełniać określone wymagania techniczne i formalne. Przede wszystkim, faktura ustrukturyzowana powinna być przygotowana w formacie XML, zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Taki format umożliwia automatyczne odczytywanie i przetwarzanie danych przez systemy księgowe. Każda faktura ustrukturyzowana musi zawierać komplet niezbędnych informacji, takich jak dane sprzedawcy i nabywcy, data wystawienia, numer faktury, szczegółowy opis towarów i usług, wartości netto, stawki i kwoty VAT oraz łączna kwota do zapłaty. Dodatkowo, po przesłaniu do KSeF, faktura otrzymuje unikalny numer KSeF, który pozwala na jej jednoznaczną identyfikację w systemie. Dzięki temu zarówno sprzedawca, jak i nabywca mają pewność, że dokument został prawidłowo zarejestrowany i jest dostępny w systemie.
Faktura ustrukturyzowana a faktura elektroniczna – najważniejsze różnice
Choć zarówno faktura ustrukturyzowana, jak i faktura elektroniczna są dokumentami wystawianymi w formie cyfrowej, różnią się one pod względem struktury i wymagań. Faktura ustrukturyzowana, zgodnie z wymogami krajowego systemu e faktur, musi być przygotowana w formacie XML, co umożliwia automatyczne przetwarzanie danych przez systemy księgowe i KSeF. Dzięki temu dane z faktury mogą być łatwo odczytywane i analizowane bez konieczności ręcznego wprowadzania informacji. Z kolei faktura elektroniczna to dokument wystawiany w dowolnej formie elektronicznej, najczęściej jako plik PDF, który nie zawsze spełnia wymogi umożliwiające automatyczne przetwarzanie. Co istotne, tylko faktura ustrukturyzowana może być przesyłana i rejestrowana za pośrednictwem KSeF, podczas gdy tradycyjna faktura elektroniczna nie podlega tym samym standardom i nie korzysta z automatyzacji oferowanej przez system e faktur ksef.
Jak wystawiać faktury w KSeF? Krok po kroku
- Uzyskaj dostęp do KSeF
Aby wystawiać e-faktury, potrzebujesz dostępu do systemu. Możesz to zrobić poprzez:
- Aplikację Podatnika KSeF (dostępną na stronie MF),
- program księgowy lub system ERP zintegrowany z KSeF – Workflow lub Symfonia
- API KSeF – dla bardziej zaawansowanych użytkowników.
Dostęp możesz uzyskać za pomocą:
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- Profilu Zaufanego,
- pieczęci elektronicznej (dla firm).
Warto pamiętać, że zarządzanie uprawnieniami użytkowników w systemie KSeF jest istotne dla bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania procesu wystawiania faktur.
- Zautoryzuj się i nadaj uprawnienia
W przypadku większych firm konieczne jest nadanie uprawnień pracownikom lub biuru rachunkowemu. Możesz to zrobić poprzez portal e-Urząd Skarbowy lub aplikację MF.
- Przygotuj dane do faktury
Do wystawienia e-faktury potrzebne są wszystkie dane wymagane przez strukturę FA(2), m.in.:
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- numer NIP,
- data wystawienia,
- daty dostawy/usługi,
- pozycje faktury (nazwa, ilość, cena, stawka VAT),
- forma i termin płatności.
Faktura ustrukturyzowana w KSeF dokumentuje sprzedaż towarów lub usług zgodnie z wymogami systemu, zastępując tradycyjne faktury papierowe.
- Wygeneruj fakturę w formacie XML
Jeśli korzystasz z aplikacji MF – dane wpisujesz ręcznie.
Jeśli używasz programu księgowego – większość pól uzupełniana jest automatycznie.
- Wyślij fakturę do KSeF
Faktura przesyłana jest do systemu:
- ręcznie (Aplikacja Podatnika),
- automatycznie (zintegrowany system ERP).
Po przyjęciu faktury system nadaje jej unikalny numer KSeF oraz datę. Od tego momentu faktura uznawana jest za oficjalnie wystawioną.
- Udostępnij fakturę nabywcy
W okresie przejściowym (do 1 lutego 2026) faktura w KSeF nie jest automatycznie dostępna dla nabywcy, jeśli ten nie korzysta jeszcze z systemu. Wówczas trzeba przesłać jej kopię (np. PDF) e-mailem. Po pełnym wdrożeniu – odbiorca będzie mógł ją pobrać bezpośrednio z KSeF.
Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych – jak to działa?
Faktury ustrukturyzowane wystawione za pośrednictwem krajowego systemu e faktur są automatycznie archiwizowane w systemie przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przechowywanie faktur w KSeF odbywa się w bezpiecznym środowisku, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Wszystkie faktury są zapisywane w formacie XML, co umożliwia ich szybkie wyszukiwanie, pobieranie oraz automatyczne przetwarzanie w razie potrzeby. Dzięki temu podatnicy nie muszą martwić się o fizyczne przechowywanie dokumentów czy ryzyko ich utraty. W przypadku awarii systemu, dane są odpowiednio zabezpieczone i mogą zostać odzyskane. Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF to wygodne i bezpieczne rozwiązanie, które ułatwia zarządzanie dokumentacją i zapewnia zgodność z wymogami prawnymi.
Awaria KSeF – co zrobić w przypadku problemów technicznych?
W sytuacji, gdy pojawią się problemy techniczne z krajowym systemem e faktur, przedsiębiorcy powinni zachować spokój i postępować zgodnie z zaleceniami Ministerstwa Finansów. W przypadku awarii uniemożliwiającej wystawianie faktur ustrukturyzowanych, możliwe jest skorzystanie z procedury awaryjnej, która pozwala na tymczasowe wystawianie faktur w formie papierowej lub elektronicznej poza systemem KSeF. Ważne jest, aby zachować wszelkie dowody wystawienia i przesłania takich dokumentów, co pozwoli uniknąć problemów podczas rozliczeń podatkowych. W razie wątpliwości lub dłuższej niedostępności systemu, warto skontaktować się z Ministerstwem Finansów lub dostawcą oprogramowania obsługującego KSeF. Ministerstwo Finansów zapewnia, że awarie systemu są rzadkie, a wszelkie działania naprawcze podejmowane są niezwłocznie, aby zapewnić ciągłość działania systemu i bezpieczeństwo danych przedsiębiorców.
Czy warto już teraz testować wystawianie e-faktur?
Tak. Choć obowiązek wejdzie w życie w 2026 roku, wcześniejsze testy pozwalają:
- wykryć błędy integracji,
- przygotować zespół księgowy,
- zbudować automatyzację procesów fakturowania,
- uniknąć stresu w ostatniej chwili.
Wystawianie faktur w KSeF może początkowo wydawać się skomplikowane, ale przy odpowiednim przygotowaniu cały proces jest intuicyjny. Warto już teraz zacząć korzystać z zintegrowanych rozwiązań ERP, by oswoić się z nowym standardem fakturowania. E-faktura w KSeF to nie tylko obowiązek, ale także szansa na uproszczenie i przyspieszenie procesów księgowych w firmie.
Robert Fibik
Robert od ponad 7 lat rozwija relacje z kluczowymi klientami IT Excellence, specjalizując się w cyfrowym obiegu dokumentów. Ekspert w zakresie optymalizacji procesów i wdrażania KSeF, łączy wiedzę techniczną z biznesową, doradzając, jak bezpiecznie i zgodnie z prawem wdrażać nowoczesne rozwiązania. Ceniony prelegent, dzieli się praktycznymi wskazówkami z zakresu digitalizacji i zwiększania efektywności firm.