KSeF a archiwizacja i dostęp do historii faktur. Ile, jak i gdzie przechowywać dane?
KSeF 2026 – rewolucja w fakturowaniu i archiwizacji
Od 2026 roku każdy przedsiębiorca w Polsce będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To rozwiązanie wprowadza jednolity standard faktur ustrukturyzowanych, które powstają i są przesyłane bezpośrednio przez platformę Ministerstwa Finansów. Dotyczy to również faktur VAT, które będą wystawiane i przechowywane w systemie KSeF.
Zmiana ta wywołuje pytania nie tylko o sam proces wystawiania i odbierania faktur, ale również o archiwizację i przechowywanie danych. Wprowadzenie KSeF wiąże się z obowiązkowym fakturowaniem elektronicznym dla przedsiębiorców. Tradycyjna forma gromadzenia faktur – papierowa czy lokalna – przestaje być jedynym źródłem dokumentów.
Przeczytaj o tym, co to jest faktura ustrukturyzowana oraz Jak wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF?
Archiwizacja w KSeF – jak to działa?
Jedną z największych zalet nowego systemu jest to, że państwo przejmuje na siebie część obowiązków archiwizacyjnych. Każda faktura wystawiona przez KSeF jest:
- przechowywana przez 10 lat – licząc od końca roku, w którym dokument został wystawiony,
- dostępna do pobrania w formacie XML (faktura ustrukturyzowana),
- niezmienna – system nie pozwala na modyfikację już wystawionych dokumentów,
- zabezpieczona przed utratą czy manipulacją.
Dodatkowo każda faktura archiwizowana w KSeF posiada unikalny numer faktury oraz datę wystawienia, co ułatwia jej identyfikację i rozliczenia podatkowe.
To oznacza, że przedsiębiorcy nie muszą martwić się o fizyczne archiwizowanie dokumentów w takim zakresie jak dotychczas.
Czy przechowywanie faktur ustrukturyzowanych wyłącznie w KSeF wystarczy?
Teoretycznie – tak. W praktyce – niekoniecznie. Choć system zapewnia przechowywanie faktur elektronicznych przez wymagane 10 lat, wielu ekspertów rekomenduje dodatkowe archiwizowanie danych. Dlaczego?
- Dostępność systemu – jeśli KSeF będzie przechodził prace serwisowe, firma może mieć chwilowy brak dostępu do faktur.
- Szybkość obsługi – własna baza faktur pozwala szybciej generować raporty czy analizy księgowe. Dodatkowo faktury można przechowywać w formacie PDF, co ułatwia ich podgląd i pobieranie jako standardowych dokumentów elektronicznych.
- Integracja z systemami ERP i FK – wiele firm potrzebuje, aby faktury były powiązane z innymi danymi księgowymi, kadrowymi czy sprzedażowymi.
- Bezpieczeństwo biznesowe – lokalne kopie stanowią dodatkowe zabezpieczenie.
- Okres powyżej 10 lat – przepisy podatkowe wymagają przechowywania faktur 5 lat, ale KSeF daje 10. Jjeśli przedsiębiorca potrzebuje dostępu do starszych dokumentów, własne archiwum staje się niezbędne.
Jak archiwizować faktury elektroniczne poza KSeF?
4.1 Archiwizacja cyfrowa
Najlepszym rozwiązaniem jest stworzenie wewnętrznej bazy dokumentów:
- systemy finansowo-księgowe – większość z nich jest już integrowana z KSeF,
- chmura obliczeniowa – dane są dostępne z dowolnego miejsca, przy zachowaniu kopii zapasowych,
- lokalne serwery – dla firm, które wolą pełną kontrolę nad infrastrukturą.
4.2 Kopie zapasowe (backup)
Dobrą praktyką jest stosowanie zasady 3-2-1:
- 3 kopie danych,
- 2 różne nośniki,
- 1 kopia poza firmą (np. w chmurze).
4.3 Archiwizacja papierowa
Archiwizacja w formie papierowej była dotychczas standardem, jednak obecnie traci na znaczeniu na rzecz rozwiązań cyfrowych. Choć przepisy nie wymagają drukowania faktur elektronicznych, niektóre firmy wciąż decydują się na dodatkowe archiwum papierowe. Należy jednak podkreślić, że wydruk faktury z KSeF ma jedynie charakter pomocniczy i nie stanowi dokumentu księgowego w rozumieniu prawa.
Ile lat trzeba przechowywać faktury?
- Prawo podatkowe – 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
- Prawo bilansowe (ustawa o rachunkowości) – w praktyce wymaga przechowywania ksiąg rachunkowych przez 5 lat.
- KSeF – 10 lat przechowywania faktur elektronicznych od końca roku ich wystawienia.
Po upływie 10 lat przedsiębiorca, jeśli chce mieć dostęp do starszych faktur, powinien zadbać o ich samodzielne archiwizowanie.
Dostęp do historii faktur w KSeF
KSeF oferuje narzędzia, które pozwalają na szybkie wyszukiwanie i filtrowanie dokumentów. Użytkownik może:
- przeszukiwać faktury po numerze NIP, dacie, kwocie, numerze dokumentu lub numerze KSeF,
- pobierać wybrane faktury w formacie XML lub PDF (wersja poglądowa),
- filtrować dokumenty według kontrahenta,
- analizować status faktury (wystawiona, odebrana, odrzucona).
Dzięki temu dostęp do historii faktur jest dużo bardziej przejrzysty niż w tradycyjnych segregatorach czy plikach Excel. Użytkownik ma również dostęp do pełnej treści faktury, co ułatwia analizę i weryfikację dokumentów.
Uprawnienia do korzystania z KSeF – kto i jak zarządza dostępem?
Dostęp do krajowego systemu e faktur (KSeF) jest ściśle regulowany przez Ministerstwo Finansów, co zapewnia bezpieczeństwo i kontrolę nad obiegiem faktur ustrukturyzowanych. Każdy podatnik, który chce korzystać z systemu e faktur ksef, musi posiadać odpowiednie narzędzia uwierzytelniające – kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, podpis zaufany lub specjalny token wygenerowany w ramach KSeF. To właśnie te rozwiązania umożliwiają wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych w krajowym systemie e faktur.
W przypadku przedsiębiorstw, które korzystają z usług biur rachunkowych, konieczne jest nadanie odpowiednich uprawnień – podatnik może samodzielnie przyznać lub odebrać dostęp do KSeF wybranym osobom lub podmiotom, w zależności od potrzeb firmy. Biura rachunkowe, aby działać w imieniu klienta w ramach KSeF, muszą otrzymać stosowne upoważnienie. Zarządzanie uprawnieniami odbywa się bezpośrednio w systemie e faktur ksef, co pozwala na elastyczne dostosowanie poziomu dostępu do aktualnych potrzeb organizacji. Dzięki temu przedsiębiorca zachowuje pełną kontrolę nad tym, kto i w jakim zakresie może korzystać z krajowego systemu e faktur w jego imieniu.
Biura rachunkowe a KSeF – współpraca i obowiązki
Wprowadzenie krajowego systemu e faktur (KSeF) oznacza nowe wyzwania, ale i szanse dla biur rachunkowych. Ich rola w procesie wdrożenia i obsługi systemu e faktur ksef jest nie do przecenienia – to właśnie biura rachunkowe często wspierają przedsiębiorców w integracji programów do wystawiania faktur z krajowym systemem e faktur oraz w codziennym korzystaniu z platformy.
Biura rachunkowe powinny zadbać, by oprogramowanie używane przez ich klientów było w pełni kompatybilne z KSeF, a także znać procedury pobierania faktur kosztowych i wystawiania faktur za pośrednictwem ksef. Współpraca z klientem obejmuje również wsparcie w zakresie zarządzania uprawnieniami do systemu oraz rozwiązywania ewentualnych problemów technicznych czy interpretacyjnych.
Warto jednak pamiętać, że główna odpowiedzialność za prawidłowe wystawianie faktur i korzystanie z krajowego systemu e faktur spoczywa na przedsiębiorcy. Biura rachunkowe działają w roli partnera i doradcy, pomagając w sprawnym funkcjonowaniu systemu e faktur ksef, ale to podatnik decyduje o zakresie i sposobie korzystania z KSeF w swojej firmie.
Bezpieczeństwo danych w KSeF i poza nim
Jednym z kluczowych aspektów jest ochrona danych księgowych. KSeF zapewnia bezpieczeństwo na poziomie państwowym – dane są szyfrowane, a dostęp mają jedynie uprawnione osoby.
Jednak w przypadku lokalnych archiwów warto zadbać o:
- stosowanie certyfikatów i podpisów elektronicznych,
- silne hasła i autoryzację wieloskładnikową,
- regularne aktualizacje oprogramowania,
- politykę uprawnień dla pracowników.
Co oznacza KSeF 2026 dla przedsiębiorców w kontekście wystawiania faktur?
Dla wielu firm prowadzących działalność gospodarczą przejście na KSeF to nie tylko zmiana sposobu wystawiania faktur, ale też nowa filozofia zarządzania danymi księgowymi. W praktyce oznacza to:
- konieczność wdrożenia systemów kompatybilnych z KSeF, przy czym wartość sprzedaży firmy może decydować o terminie wdrożenia obowiązku korzystania z KSeF,
- przeszkolenie pracowników z obsługi faktur elektronicznych,
- opracowanie procedur archiwizacji i backupu danych,
- integrację z działem księgowości, audytu i IT.
Najczęściej zadawane pytania o KSeF (FAQ)
Wokół krajowego systemu e faktur (KSeF) narosło wiele pytań, które pojawiają się zarówno wśród przedsiębiorców, jak i księgowych. Oto odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące systemu e faktur ksef:
- Jak wystawić fakturę w KSeF?Aby wystawić fakturę ustrukturyzowaną, należy zalogować się do krajowego systemu e faktur i skorzystać z dedykowanego formularza lub zintegrowanego programu księgowego. Po wprowadzeniu danych faktura trafia bezpośrednio do KSeF.
- Jak odebrać fakturę z KSeF?Faktury wystawione przez kontrahentów są dostępne w systemie e faktur ksef – można je pobrać w formacie XML lub jako podgląd PDF, korzystając z wyszukiwarki dokumentów.
- Czy korzystanie z KSeF jest obowiązkowe?Tak, od 2026 roku krajowy system e faktur będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców wystawiających faktury VAT.
- Czy faktury papierowe znikną z obrotu?Wraz z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF, faktury papierowe przestaną być podstawową formą dokumentowania sprzedaży – obieg dokumentów przenosi się do systemu elektronicznego.
- Jakie są korzyści z korzystania z KSeF?Krajowy system e faktur zapewnia bezpieczeństwo, automatyzację obiegu dokumentów, łatwy dostęp do historii faktur oraz uproszczenie rozliczeń podatkowych.
- Jakie są kary za nieprawidłowe korzystanie z KSeF?Ministerstwo Finansów przewiduje kary pieniężne za niewywiązywanie się z obowiązku wystawiania faktur w KSeF lub za nieprawidłowe przesyłanie dokumentów.
Więcej odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania można znaleźć na stronie internetowej Ministerstwa Finansów oraz w oficjalnych materiałach informacyjnych dotyczących krajowego systemu e faktur.
Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur (KSeF) od 2026 roku stanie się podstawą obiegu dokumentów sprzedażowych w Polsce. KSeF odgrywa kluczową rolę w obrocie gospodarczym, zapewniając centralizację i bezpieczeństwo dokumentów. System przechowuje faktury przez 10 lat, zapewniając ich integralność i dostępność. Jednak dla pełnego bezpieczeństwa i wygody firmy powinny:
- tworzyć własne archiwa elektroniczne,
- stosować kopie zapasowe,
- integrować dane z systemami finansowo-księgowymi,
- pamiętać o obowiązkach podatkowych i księgowych.
System KSeF umożliwia nie tylko archiwizację, ale także automatyzację procesów związanych z fakturami, co znacząco usprawnia funkcjonowanie firm w obrocie gospodarczym.
Dobrze zaplanowana strategia archiwizacji w erze KSeF to nie tylko zgodność z prawem, ale także przewaga konkurencyjna – szybszy dostęp do danych, lepsza analiza biznesowa i bezpieczeństwo procesów finansowych.
Robert Fibik
Robert od ponad 7 lat rozwija relacje z kluczowymi klientami IT Excellence, specjalizując się w cyfrowym obiegu dokumentów. Ekspert w zakresie optymalizacji procesów i wdrażania KSeF, łączy wiedzę techniczną z biznesową, doradzając, jak bezpiecznie i zgodnie z prawem wdrażać nowoczesne rozwiązania. Ceniony prelegent, dzieli się praktycznymi wskazówkami z zakresu digitalizacji i zwiększania efektywności firm.