KSeF obowiązkowy – ustawa zatwierdzona. Sprawdź terminy i wymagania
Od kiedy KSeF: Czym jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma przygotowana przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur elektronicznych w ustrukturyzowanej formie.
W ramach KSeF możliwe jest wystawianie, odbiór i archiwizacja faktur elektronicznych oraz upoważnianie biur rachunkowych do obsługi systemu.
Faktura elektroniczna w KSeF nie jest zwykłym plikiem PDF – ma ściśle określoną strukturę XML i jest automatycznie rejestrowana w centralnym systemie. Faktury w KSeF mają określoną strukturę i są przechowywane w systemie centralnym. Faktury ustrukturyzowane to nowoczesne faktury elektroniczne przygotowane w jednolitym formacie XML, a faktura ustrukturyzowana umożliwia automatyczny odczyt danych i eliminuje błędy związane z ręcznym przepisywaniem. KSeF odgrywa kluczową rolę w automatyzacji wymiany dokumentów w obrocie gospodarczym. Treści faktury w systemie KSeF muszą być zgodne z wymaganiami prawnymi i zawierać wszystkie niezbędne dane.
Dzięki temu administracja skarbowa zyskuje bieżący wgląd w transakcje, a przedsiębiorcy otrzymują szansę na przyspieszenie zwrotów VAT i uproszczenie procesów księgowych. Systemu KSeF centralizuje i automatyzuje procesy fakturowania.
Ustawa o krajowym systemie e faktur (KSeF) podpisana przez Prezydenta
Proces legislacyjny został zakończony – nowelizacja ustawy o VAT wprowadzająca obowiązkowe stosowanie Krajowego Systemu e-Faktur została w dniu 27 sierpnia 2025 roku podpisana przez Prezydenta. To jasny sygnał, że czas przygotowań do KSeF dobiegł końca – teraz nadchodzą konkretne obowiązki dla przedsiębiorców.
Nowelizacja wprowadza obowiązkowe fakturowanie w systemie KSeF, co oznacza, że przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawiania faktur elektronicznych zgodnie z nowymi regulacjami.
Warto podkreślić, że faktury wystawione w środowisku testowym KSeF nie wywołują skutków prawnych, natomiast korzystanie z systemu w trybie produkcyjnym wiąże się już z określonymi skutkami prawnymi dla przedsiębiorców.
Ustawa określa również harmonogram wdrożenia obowiązkowego KSeF, wskazując terminy, od których korzystanie z systemu stanie się obligatoryjne dla poszczególnych grup podatników.
Terminy wdrożenia KSeF – ostateczne daty, w tym 1 lutego 2026 r
Po kilku wcześniejszych przesunięciach rząd wyraźnie zaznaczył, że kolejnych zmian harmonogramu nie będzie. Przedsiębiorcy muszą liczyć się z tym, że obecny terminarz jest ostateczny:
Wdrożeniem KSeF objęte są różne grupy przedsiębiorców, a harmonogram wdrożenia zależy od łącznej wartości sprzedaży oraz limitów wyrażonych w zł miesięcznie.
- 1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF dla dużych przedsiębiorców (sprzedaż powyżej 200 mln zł rocznie).
- 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych podatników: mikro, małych i średnich firm.
- 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla najmniejszych podmiotów i podatników tzw. wykluczonych cyfrowo.
Kogo obowiązkowy KSeF dotyczy? System obejmuje zarówno przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą, jak i podmioty zagraniczne zarejestrowane jako podatnicy VAT w Polsce, a także rolników ryczałtowych w zakresie ich działalności gospodarczej. Obowiązek ten dotyczy wszystkich podmiotów prowadzących działalności gospodarczej, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w przepisach.
W okresie obligatoryjnego KSeF obowiązują szczególne wymogi techniczne, a dla najmniejszych podatników oraz w przypadku, gdy transakcje obejmują niewielkie kwoty, przewidziano odroczenie obowiązku – dotyczy to sytuacji, gdy niewielkie kwoty lub niska łączna wartość sprzedaży kwalifikują do późniejszego wdrożenia systemu.
Oznacza to, że od 2026 roku wszystkie firmy będą musiały wystawiać e-faktury wyłącznie przez KSeF.
Przeczytaj o tym, jak KSeF wpłynie na księgowość i obieg dokumentów w firmie.
Korzyści z wdrożenia KSeF
Wdrożenie krajowego systemu e faktur to nie tylko spełnienie nowych wymogów prawnych, ale przede wszystkim szereg realnych korzyści dla przedsiębiorców. Ministerstwo Finansów podjęło decyzję o wprowadzeniu KSeF, by usprawnić i zautomatyzować procesy związane z wystawianiem faktur, a także zwiększyć transparentność obrotu gospodarczego w Polsce.
Jedną z największych zalet korzystania z krajowego systemu e faktur jest uproszczenie codziennych obowiązków firm. Wystawianie faktur elektronicznych w KSeF eliminuje konieczność drukowania i przechowywania tradycyjnych faktur papierowych, co pozwala zaoszczędzić czas i miejsce oraz ograniczyć koszty związane z archiwizacją dokumentów. Wszystkie faktury ustrukturyzowane są przechowywane w bezpiecznym, centralnym archiwum online, do którego dostęp mają uprawnione osoby w każdej chwili.
System e faktur KSeF umożliwia wystawianie faktur w jednolitym formacie, co ułatwia ich automatyczne przetwarzanie przez systemy informatyczne. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą szybciej i sprawniej zarządzać dokumentacją, a także ograniczyć ryzyko błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych. Wdrożenie KSeF to także większe bezpieczeństwo i nienaruszalność danych – każda faktura elektroniczna jest chroniona przed nieautoryzowanym dostępem i modyfikacją.
Kolejną istotną korzyścią jest skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT. Dzięki automatyzacji i natychmiastowemu przekazywaniu danych do administracji skarbowej, procesy rozliczeniowe stają się szybsze i bardziej przejrzyste. To szczególnie ważne dla dużych podatników, którzy już od 1 lutego 2026 r. będą zobowiązani do korzystania z krajowego systemu e faktur, a od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten obejmie pozostałych przedsiębiorców.
Ministerstwo Finansów zadbało również o wygodę użytkowników, udostępniając aplikację mobilną KSeF, która pozwala na wystawianie i zarządzanie fakturami w dowolnym miejscu i czasie. To kolejny krok w stronę pełnej cyfryzacji i nowoczesnego zarządzania firmą.
Jakie są wymagania wobec firm? Certyfikaty wystawcy faktury
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur oznacza konieczność dostosowania procesów i narzędzi:
- Oprogramowanie – system księgowy lub ERP musi być zintegrowany z KSeF i obsługiwać strukturę e-faktury. Kluczową rolę odgrywają tu dostawcy oprogramowania, którzy odpowiadają za integrację systemów księgowych oraz oprogramowania księgowego z KSeF.
- Uwierzytelnienie – przedsiębiorcy będą korzystać z tokenów i certyfikatów wystawcy faktur, dostępnych od listopada 2025 r. Certyfikaty wystawcy faktury oraz certyfikaty wystawcy są niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i ciągłości procesu wystawiania e-faktur.
- Tryby awaryjne – ustawa przewiduje tzw. tryb offline24, który umożliwia wystawienie faktury poza systemem i jej późniejsze przesłanie.
- Załączniki i dodatkowe dane – możliwe będzie dodawanie załączników do faktur, o ile firma zgłosi taką potrzebę w KSeF, a przesyłanie tych załączników odbywa się za pośrednictwem KSeF.
Sprawdź, czy Twoja firma jest gotowa na KSeF – zapisz się na bezpłatny audyt gotowości firm.
Ważnym elementem obsługi faktur jest korzystanie z aplikacji podatnika KSeF, która umożliwia wystawianie i odbieranie faktur oraz testowanie integracji przed obowiązkowym wdrożeniem systemu. Dodatkowo, aplikacja mobilna KSeF pozwala przedsiębiorcom na wygodne zarządzanie e-fakturami z poziomu smartfona, oferując szybki dostęp do danych i bezpieczne przesyłanie dokumentów.
W procesie wdrożenia KSeF 2.0 kluczowe są funkcjonalności systemu, dokumentacja API oraz struktura logiczna FA, które umożliwiają integrację, testowanie i prawidłowe wystawianie faktur. Dokumentacja API oraz struktura logiczna FA są niezbędne dla programistów i integratorów, a wdrożenie KSeF 2.0 wiąże się z nowymi funkcjami i harmonogramem testów.
System KSeF umożliwia wystawianie faktur zarówno w trybie online, jak i offline, co zapewnia ciągłość procesu nawet w wypadku awarii systemu.
Co grozi za brak dostosowania?
Po zakończeniu okresu ochronnego przedsiębiorcy, którzy nie wystawią faktury elektronicznej w KSeF, będą narażeni na sankcje podatkowe. Może to oznaczać m.in. kary finansowe, brak uznania kosztów podatkowych czy utrudnienia w rozliczeniu VAT. To kolejny powód, by nie odkładać przygotowań na ostatnią chwilę.
Co dalej?
Najbliższe miesiące to czas, w którym firmy powinny przeprowadzić testy, wdrożyć aktualizacje systemów księgowych i przeszkolić pracowników.
Przygotowania obejmują testowanie procesu wystawiania e-faktur oraz wystawiania faktur w systemie KSeF, co pozwoli przedsiębiorcom lepiej zrozumieć nowe obowiązki i procedury.
Obowiązkowe e-faktury to nie tylko zmiana techniczna, ale także reorganizacja procesów w obiegu dokumentów. W przypadku braku zgody odbiorcy na e-fakturę, możliwe jest wystawienie faktury w formie papierowej. Od momentu uruchomienia produkcyjnej wersji systemu, każda faktura wystawiona w KSeF będzie miała skutki prawne w rzeczywistym obrocie gospodarczym, a prawidłowo wystawiona faktura w systemie będzie podstawą do rozliczenia VAT. System e faktur KSeF umożliwia automatyzację procesu wystawiania faktur, pozwala wystawiać faktury masowo oraz usprawnia wystawianie faktur zarówno przez przedsiębiorców, jak i biura rachunkowe.
W dłuższej perspektywie KSeF ma jednak uprościć raportowanie, zautomatyzować księgowość i przyczynić się do większej przejrzystości rozliczeń.
KSeF to rewolucja w fakturowaniu – ustawa została podpisana przez Prezydenta, a terminy obowiązkowego wdrożenia są ostateczne. Od lutego i kwietnia 2026 r. korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się codziennością dla polskich firm. Aby uniknąć problemów, każdy przedsiębiorca powinien już teraz rozpocząć przygotowania: sprawdzić kompatybilność swojego oprogramowania, uzyskać certyfikaty i przetestować nowe procedury.
Chcesz wiedzieć więcej jak przygotować się na KSeF? Napisz do nas!
