Najczęstsze błędy przy wdożeniu KSeF i jak ich uniknąć
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) staje się obowiązkowe od 1 lutego 2026 roku. System e faktur KSeF oraz platforma KSeF to centralne narzędzia automatyzujące i centralizujące proces fakturowania, umożliwiające przedsiębiorcom wystawianie, przesyłanie, archiwizację oraz otrzymywanie faktur elektronicznych w formie ustrukturyzowanej. Platforma KSeF zapewnia także archiwum faktur, integrację z oprogramowaniem oraz możliwość dodania załączników do e-faktur, a administracja skarbowa zyskuje narzędzia do monitorowania i kontroli dokumentów.
Nadchodzące zmiany legislacyjne, związane z wdrożeniem KSeF, wymagają od przedsiębiorców dostosowania działalności gospodarczej do nowych przepisów. Życie KSeF zostało uregulowane projektem ustawy oraz zmianą ustawy o podatku od towarów i usług i innych ustaw, co podkreśla szeroki zakres zmian prawnych. System e faktur KSeF ma kluczowe znaczenie w obrocie gospodarczym, wpływając na codzienne funkcjonowanie przedsiębiorców.
Wdrożenie KSeF dotyczy całego procesu fakturowania, w tym faktur elektronicznych, e-faktur oraz faktury elektronicznej, umożliwiając otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych i ich archiwizację. System oferuje różne możliwości wystawiania dokumentów, w tym możliwość dodania załączników, a także anonimowy dostęp do faktur dla nabywców. Administracja skarbowa pełni istotną rolę w nadzorze nad prawidłowością działania systemu.
Mimo że wiele firm już rozpoczęło przygotowania, wciąż pojawiają się typowe błędy, które mogą prowadzić do opóźnień, problemów z fakturowaniem lub niezgodności z przepisami. Jakie są najczęstsze błędy przy wdrażaniu KSeF i jak ich uniknąć?
1. Brak planu wdrożenia wystawiania faktur
Wiele firm nie przygotowuje żadnej strategii przejścia na e-fakturowanie, co skutkuje chaosem i nieprzygotowaniem zespołu. Plan wdrożenia powinien uwzględniać analizę możliwości wystawiania faktur w systemie KSeF, aby zapewnić sprawne funkcjonowanie procesów nawet w przypadku trudności technicznych.
👉 Jak uniknąć: Ustal harmonogram wdrożenia, testuj system, przeszkol pracowników. Odpowiednie przygotowanie pozwala uniknąć problemów związanych z nadchodzącymi zmianami w systemie e-faktur.
2. Niewłaściwa integracja z systemem ERP i krajowego systemu e faktur
Nie wszystkie systemy ERP są od razu zgodne z KSeF. Błędy integracyjne prowadzą do niepoprawnych faktur XML.
👉 Jak uniknąć: Upewnij się, że Twój dostawca ERP oferuje pełną zgodność z API KSeF.
3. Błędy w strukturze faktur ustrukturyzowanych
Faktura ustrukturyzowana musi być zgodna ze strukturą logiczną opublikowaną przez Ministerstwo Finansów. Należy zadbać o poprawne wypełnienie treści faktury, w tym wszystkie wymagane dane nabywcy i pozycje. Faktury mogą być także wizualizowane w formacie PDF, co ułatwia ich przegląd. Wystawiając dokument, należy postępować zgodnie z określonym wzorem, aby zapewnić zgodność z wymaganiami KSeF. Każda faktura otrzymuje unikalny numer KSeF, który służy do jej identyfikacji w systemie.
Niewłaściwe dane w pliku XML – np. brak NIP-u lub błędne stawki VAT – powodują odrzucenie faktury przez KSeF.
👉 Jak uniknąć: Korzystaj z walidatorów struktury FA(2) i testuj każdą modyfikację.
4. Nieuwzględnienie uprawnień użytkowników
Tylko podmiot uprawniony może nadawać uprawnienia w systemie KSeF. Brak nadanych uprawnień dla biura rachunkowego, pracowników lub odbiorcy faktury, który musi mieć odpowiednie uprawnienia do odbioru dokumentów, może uniemożliwić wystawienie faktury. System KSeF umożliwia także anonimowy dostęp do faktur w określonych przypadkach, np. poprzez kod QR. Dodatkowo istnieje możliwość dodania załączników do faktur elektronicznych, co usprawnia proces dokumentowania sprzedaży.
👉 Jak uniknąć: Użyj portalu e-Urząd Skarbowy do przypisania uprawnień
5. Opóźnione testy
Czekanie do ostatniej chwili z testami to ryzyko. Testy powinny być przeprowadzane w trybie online, aby odzwierciedlić rzeczywiste warunki pracy z KSeF. Błędy mogą wyjść dopiero w warunkach produkcyjnych, dlatego należy przygotować się na okres obligatoryjnego KSeF. Wdrożenie KSeF wymaga również posiadania certyfikatów wystawcy faktury. Dodatkowo, warto testować procedury także na wypadek okresu trwania awarii systemu.
👉 Jak uniknąć: Zacznij testowanie integracji i procesów już dziś, zanim stanie się to obowiązkiem.
6. Zaniedbanie bezpieczeństwa danych
Bezpieczeństwo danych w krajowym systemie e faktur to jeden z kluczowych aspektów wdrożenia KSeF, który bywa często niedoceniany. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF wiąże się z przetwarzaniem wrażliwych informacji, dlatego niezbędne jest wdrożenie odpowiednich zabezpieczeń. Ministerstwo Finansów rekomenduje korzystanie z certyfikatów wystawcy faktury oraz sprawdzonych aplikacji podatnika KSeF, które zapewniają szyfrowanie danych i bezpieczne uwierzytelnianie użytkowników. Zaniedbanie tych kwestii może prowadzić do wycieku danych lub nieautoryzowanego dostępu do faktur.
👉 Jak uniknąć: Zadbaj o aktualizację zabezpieczeń, korzystaj wyłącznie z oficjalnych narzędzi do wystawiania faktur ustrukturyzowanych i regularnie weryfikuj uprawnienia użytkowników w krajowym systemie e faktur.
7. Brak procedur na wypadek awarii systemu
W przypadku wypadku awarii systemu KSeF, brak przygotowanych procedur może sparaliżować działalność gospodarczą i uniemożliwić realizację obowiązku wystawiania faktur. Przedsiębiorcy powinni mieć gotowy plan awaryjny, który pozwoli na kontynuowanie wystawiania faktur ustrukturyzowanych nawet w sytuacji niedostępności systemu. Warto przewidzieć możliwość wystawiania faktur w formie papierowej lub elektronicznej poza KSeF oraz wdrożyć mechanizmy podzielonej płatności, by zapewnić płynność rozliczeń.
👉 Jak uniknąć: Opracuj i przetestuj procedury awaryjne na wypadek niedostępności KSeF, aby Twoja firma mogła nieprzerwanie realizować obowiązek wystawiania faktur w ramach krajowego systemu e faktur.
8. Nieprawidłowe przechowywanie faktur
Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF wymaga przestrzegania określonych zasad. Błędy w tym zakresie mogą skutkować utratą dostępu do dokumentów lub problemami podczas kontroli podatkowej. Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że faktury ustrukturyzowane muszą być archiwizowane w formacie XML, w sposób umożliwiający ich łatwe odczytanie i wydrukowanie. Okres przechowywania faktur wynosi co najmniej 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione.
👉 Jak uniknąć: Zadbaj o bezpieczne i zgodne z przepisami przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF, korzystając z odpowiednich narzędzi i regularnie weryfikując kompletność archiwum.
9. Lekceważenie sankcji za błędy
Bagatelizowanie konsekwencji błędów w wystawianiu faktur w krajowym systemie e faktur może prowadzić do poważnych sankcji finansowych. W przypadku wykrycia nieprawidłowości w fakturach ustrukturyzowanych, przedsiębiorcy są zobowiązani do niezwłocznego wystawienia faktur korygujących oraz poinformowania odbiorcy faktury o zmianach. Ważne jest również przestrzeganie zasad ujednolicenia daty wystawiania faktur, aby uniknąć nieporozumień i kar ze strony administracji skarbowej.
👉 Jak uniknąć: Regularnie monitoruj poprawność wystawiania faktur w ramach KSeF, reaguj na błędy natychmiast i stosuj się do obowiązujących procedur, by zminimalizować ryzyko sankcji dla przedsiębiorców.
Robert Fibik
Robert od ponad 7 lat rozwija relacje z kluczowymi klientami IT Excellence, specjalizując się w cyfrowym obiegu dokumentów. Ekspert w zakresie optymalizacji procesów i wdrażania KSeF, łączy wiedzę techniczną z biznesową, doradzając, jak bezpiecznie i zgodnie z prawem wdrażać nowoczesne rozwiązania. Ceniony prelegent, dzieli się praktycznymi wskazówkami z zakresu digitalizacji i zwiększania efektywności firm.