Opieka Serwisowa Symfonia: Najczęstsze błędy firm bez umowy serwisowej – i ile to kosztuje w praktyce
Wielu przedsiębiorców zakłada, że brak stałej umowy serwisowej to oszczędność. W końcu system działa – więc po co przepłacać za wsparcie, którego „może nie będzie trzeba”? Problem w tym, że kiedy pomoc faktycznie jest potrzebna, jej brak kosztuje więcej, niż się wydaje. I nie chodzi tylko o pieniądze – chodzi o czas, bezpieczeństwo, reputację i utracone możliwości.
Brak regularnych aktualizacji systemu Symfonia ERP prowadzi do utraty bezpieczeństwa, zgodności z przepisami oraz stabilności systemu, co może narazić firmę na poważne konsekwencje.
Poniżej zebraliśmy najczęstsze błędy firm działających bez umowy serwisowej oraz rzeczywiste konsekwencje takich decyzji. Profesjonalizm i doświadczenie zespołu serwisowego pozwalają uniknąć kosztownych błędów i zapewniają bezpieczeństwo działania.
Przeczytaj więcej o umowie serwisowej i opiece incydentalnej Symfonia ERP.
Wstęp: Dlaczego umowa serwisowa to niezbędny element bezpieczeństwa IT
W dzisiejszych realiach biznesowych bezpieczeństwo IT to nie tylko ochrona przed cyberzagrożeniami, ale przede wszystkim pewność, że system Symfonia ERP będzie działał nieprzerwanie – nawet w najbardziej wymagających sytuacjach kryzysowych. Podpisanie umowy serwisowej to kluczowy krok, który pozwala firmie zachować pełną funkcjonalność systemu i chronić najcenniejsze zasoby, jakimi są dane.
Dzięki wsparciu doświadczonego zespołu ekspertów, każda firma może liczyć na natychmiastowe działania w ramach ustalonego, gwarantowanego czasu reakcji. To oznacza, że w razie problemów nie zostajesz sam – zespół jest gotowy do działania o każdej porze, by przywrócić stabilność systemu Symfonia ERP i zadbać o bezpieczeństwo danych. W praktyce, umowa serwisowa to nie tylko szybka pomoc, ale także spokój i pewność, że nawet w nieprzewidzianych okolicznościach Twój biznes nie zatrzyma się ani na chwilę.
Dzięki takiemu podejściu, firmy mogą skupić się na rozwoju, mając pewność, że ich system ERP jest pod stałą opieką, a wszelkie działania naprawcze czy prewencyjne realizowane są w ramach jasno określonych zasad i czasu reakcji.
System Symfonia ERP – serce operacji, które wymaga opieki
System Symfonia ERP to nie tylko narzędzie do obsługi codziennych procesów – to prawdziwe serce operacji każdej nowoczesnej firmy. Aby mógł on w pełni wspierać rozwój firmy i odpowiadać na jej indywidualne potrzeby, wymaga stałej, profesjonalnej opieki serwisowej.
Opieka serwisowa Symfonia ERP to znacznie więcej niż tylko pomoc techniczna w sytuacjach awaryjnych. To kompleksowe wsparcie obejmujące regularne aktualizacje systemu, sprawne przeprowadzanie migracji danych oraz doradztwo na każdym etapie wdrożenia i rozwoju. Dzięki temu masz pewność, że Twój system Symfonia ERP zawsze działa zgodnie z najnowszymi standardami, jest bezpieczny i w pełni dostosowany do zmieniających się wymagań biznesowych oraz przepisów.
Za realizację tych usług odpowiada zespół ekspertów, który nie tylko rozwiązuje bieżące problemy, ale także proaktywnie dba o stabilność i bezpieczeństwo systemu. Dzięki ich doświadczeniu i zaangażowaniu, możesz być spokojny o ciągłość działania firmy, sprawność procesów oraz bezpieczeństwo danych. Wybierając serwisową opiekę Symfonia, inwestujesz w niezawodność, rozwój i przyszłość swojego biznesu.
-
Awaria systemu ERP w kluczowym momencie = paraliż operacyjny
Wyobraź sobie firmę handlową, która nie może wystawić faktur, bo system Symfonia ERP odmówił posłuszeństwa – akurat w ostatni dzień miesiąca. Opieka serwisowa Symfonia ERP zapewnia wsparcie techniczne dedykowane firmom z branży handlowej, co pozwala na szybkie rozwiązywanie problemów związanych z handlem. Bez umowy serwisowej zgłoszenie trafia na ogólną infolinię, a termin naprawy? Według dostępności zespołu. Reakcja trwa 1–2 dni, faktury są wystawiane ręcznie, dane trzeba wprowadzać potem jeszcze raz. Firma nie tylko traci płynność operacyjną, ale także naraża się na błędy i utratę zaufania klientów – szybka reakcja i wsparcie techniczne są skierowane bezpośrednio do klientom, minimalizując ryzyko przestojów.
Koszt takiej sytuacji:
- stracony dzień pracy działu księgowości i handlu
- opóźnienia w realizacji zamówień
- potencjalne kary umowne za nieterminowe dostawy
- konieczność ponownego wprowadzania danych = podwójna robota
-
Długi czas reakcji = realne straty dla firmy
Bez umowy serwisowej Twoje zgłoszenie trafia na koniec kolejki. Przykład z życia: firma zgłasza błąd w imporcie plików JPK w środku tygodnia. Brak szybkiego dostępu do usług serwisowych oznacza, że problem z plikiem nie zostaje natychmiast rozwiązany. Czas reakcji – 36 godzin. Gdyby miała umowę, dostęp do profesjonalnych usług pozwoliłby rozwiązać problem z plikiem w 4 godziny. Zamiast tego:
- pracownicy czekają.
- dokumenty nie są wysyłane.
- pojawia się ryzyko przekroczenia terminu wobec urzędu.
Profesjonalne usługi serwisowe zapewniają szybki dostęp do pomocy i minimalizują ryzyko opóźnień.
-
Błędy przy KSeF, JPK, PPK – brak eksperta = poważne ryzyko
Zmiany w przepisach, aktualizacje systemu, wymogi KSeF czy JPK wymagają interpretacji i szybkiej adaptacji. Opieka serwisowa zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami oraz regularne aktualizacje systemu, co minimalizuje ryzyko błędów i naruszeń. Firmy bez umowy serwisowej często działają „na własną rękę” – co prowadzi do błędów, opóźnień i kar.
Wsparcie serwisowe jest kluczowe zarówno na etapie wdrożenia, jak i po wdrożeniu systemu Symfonia ERP, aby zapewnić pełną zgodność i bezpieczeństwo działania systemu.
Najczęstsze błędy bez pomocy eksperta:
- nieprawidłowe mapowanie pól faktury ustrukturyzowanej (KSeF)
- błędne kody GTU w JPK_V7
- opóźnienia w przekazywaniu plików do MF
- brak aktualnych deklaracji PPK w systemie
- nieuwzględnienie zmian legislacyjnych w ustawieniach ERP
W najlepszym wypadku: korekty i nerwy. W najgorszym: sankcje finansowe i kontrole.
-
Brak monitoringu = brak prewencji
Bez monitoringu systemu firma nie wie, że serwer „przytyka się” od błędów, baza danych jest na granicy pojemności, a logi pełne są ostrzeżeń. Dopiero awaria uświadamia skalę problemu. Z opieką serwisową takie rzeczy są wyłapywane wcześniej – zanim zatrzymają system, a usługi monitoringu pozwalają na szybkie reagowanie i eliminowanie zagrożeń zanim wpłyną one na działanie systemu.
-
Brak doradztwa = brak rozwoju
System ERP to narzędzie, które powinno rosnąć razem z firmą. Bez stałego wsparcia wiele firm zostaje z nieużywanymi funkcjami i przestarzałą konfiguracją. Brak wdrażania nowych dodatków oraz nowoczesnych rozwiązań ogranicza rozwój firmy i możliwości systemu. Brakuje impulsu do rozwoju, optymalizacji, automatyzacji. To ukryty koszt – marnowany potencjał.
Podsumowanie: ile naprawdę kosztuje brak umowy serwisowej?
Choć pozornie można „zaoszczędzić” na braku stałej opieki IT, w praktyce firmy płacą:
- czasem dniem przestoju,
- czasem utraconą sprzedażą lub karą za błędy,
- czasem zaufaniem klientów lub reputacją firmy,
- czasem niepotrzebnymi kosztami za poprawki i korekty.
Dlatego oferujemy państwu kompleksowe wsparcie i opiekę serwisową nad systemem Symfonia, aby zapewnić bezpieczeństwo i ciągłość działania państwa firmy.
Jak się zabezpieczyć?
Podpisanie umowy serwisowej Symfonia ERP to inwestycja w:
- bezpieczeństwo i stabilność działania,
- szybką reakcję na problemy,
- rozwój systemu i procesów,
- pełne wsparcie przy KSeF, JPK, PPK i zmianach legislacyjnych,
- zgodność systemu z aktualnymi przepisami,
- ograniczenie kosztów i stresu.
Rozpoczęcie współpracy w zakresie opieki serwisowej nad systemem Symfonia wymaga uzyskania odpowiednich zgód formalnych.
Jeśli chcesz uniknąć kosztownych błędów i działać z pełnym spokojem – porozmawiaj z nami o dopasowanej do Twojej firmy opiece serwisowej.
Skontaktuj się z nami, aby uzyskać szczegółowe informacje o opiece serwisowej nad systemem Symfonia.
Łukasz Dobrowolski
Dyrektor ds. Sprzedaży i Marketingu w firmie IT Excellence S.A., gdzie odpowiada za rozwój strategii handlowej oraz działania marketingowe spółki. Jako ekspert w zakresie sprzedaży i zarządzania projektami IT, specjalizuje się w optymalizacji procesów biznesowych oraz wdrażaniu narzędzi wspierających efektywność przedsiębiorstw, m.in. systemów ERP i elektronicznego obiegu dokumentów. W swojej pracy kładzie nacisk na ścisłą współpracę z klientami oraz elastyczne podejście do realizacji projektów, co pozwala na skuteczne dostosowanie rozwiązań do indywidualnych potrzeb biznesowych.