Czym jest faktura ustrukturyzowana? Przewodnik po e-fakturze w KSeF
Faktura ustrukturyzowana to nowy typ dokumentu sprzedażowego, który już wkrótce stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. Został on wprowadzony w ramach KSeF – czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Co dokładnie oznacza ten termin, jak wygląda faktura ustrukturyzowana i czym różni się od klasycznej faktury PDF? W tym artykule znajdziesz wszystkie najważniejsze informacje – zrozumiałe także dla osób niezwiązanych z księgowością.
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to elektroniczna faktura w formacie XML, przygotowana zgodnie z określonym przez Ministerstwo Finansów schematem. Dzięki temu każda e-faktura wygląda w identyczny sposób – niezależnie od tego, w jakim programie została wystawiona. Takie ujednolicenie umożliwia automatyczne przetwarzanie danych, łatwe przesyłanie dokumentów i ich archiwizację.
Wzór faktury ustrukturyzowanej to predefiniowany formularz dostępny w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP, który zawiera określone pola do wpisania danych.
KSeF – krótko o systemie
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
System KSeF integruje się z platformą Ministerstwa Finansów, co umożliwia łatwe wystawianie i odbieranie faktur elektronicznych. Dzięki temu możliwa jest także integracja z oprogramowaniem księgowym, takim jak Symfonia KSeF, co usprawnia procesy administracyjne i elektroniczny obieg dokumentów.
Działa od 2022 roku w formie dobrowolnej, ale od 1 lutego 2026 roku korzystanie z niego będzie obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT. Oznacza to, że faktury sprzedażowe nie będą już przekazywane bezpośrednio do kontrahenta – najpierw trafią do KSeF, który je zatwierdzi i udostępni odbiorcy. System ten jest przeznaczony dla wszystkich podatników, niezależnie od statusu VAT, i ma ułatwić proces rejestracji oraz obiegu faktur elektronicznych.
Jak wygląda faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana:
- ma format XML, niewidoczny gołym okiem bez odpowiedniego programu,
- zawiera określone pola i dane zgodne ze strukturą FA(2),
- nie wymaga podpisu elektronicznego (jeśli jest wystawiana przez KSeF),
- jest przesyłana przez system, a nie e-mailem,
- otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny KSeF i datę przyjęcia.
W systemie numeru identyfikującego KSeF każda faktura otrzymuje unikalny numer, który umożliwia jej identyfikację i śledzenie w systemie. Fakturą ustrukturyzowaną w rozumieniu prawnym jest dokument elektroniczny w formacie XML, spełniający określone wymogi ustawy o VAT oraz standardy określone przez Ministerstwo Finansów.
Choć technicznie wygląda inaczej niż faktura PDF, można ją przeglądać w formie czytelnej wizualizacji (np. w programie księgowym lub aplikacji KSeF).
Co zawiera faktura ustrukturyzowana?
Zgodnie z wymaganiami KSeF, e-faktura zawiera:
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- numer faktury i datę wystawienia,
- datę wykonania usługi lub dostawy,
- szczegółowe pozycje towarów/usług,
- wartości netto, brutto i stawki VAT,
- sposób i termin płatności.
Dodatkowo można dodać dane fakultatywne, takie jak np. numer zamówienia, opis usługi, dane magazynowe, itp.
Czym różni się faktura ustrukturyzowana od tradycyjnej?
Cecha | Faktura PDF | Faktura ustrukturyzowana |
Format | PDF lub papier | XML |
Przesyłanie | e-mail, poczta | przez system KSeF |
Przechowywanie | po stronie wystawcy | w systemie MF |
Zgodność | dowolna forma | ujednolicony schemat |
Czytelność | od razu widoczna | wymaga programu lub wizualizacji |
Dlaczego wprowadzono fakturę ustrukturyzowaną?
Główne cele to:
- automatyzacja procesów księgowych,
- szybsze rozliczenia podatkowe,
- eliminacja błędów w danych,
- walka z oszustwami podatkowymi (VAT),
- uproszczenie kontroli skarbowych (urzędy mają dostęp do faktur w czasie rzeczywistym).
Jak przygotować się do wystawiania faktur ustrukturyzowanych?
- Zainstaluj lub zaktualizuj oprogramowanie księgowe – większość nowoczesnych programów wspiera już KSeF.
- Sprawdź, czy możesz korzystać z Aplikacji Podatnika (dla mikrofirm).
- Utwórz token autoryzacyjny lub podpis elektroniczny – wymagany do logowania do KSeF.
- Testuj proces wystawiania e-faktur jeszcze przed 2026 rokiem.
Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF
Faktury ustrukturyzowane, które zostały wystawione za pośrednictwem krajowego systemu e faktur, są automatycznie przechowywane w archiwum KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym dana e faktura została wystawiona. Dzięki temu przedsiębiorcy nie muszą martwić się o samodzielne archiwizowanie faktur
ustrukturyzowanych w tym czasie – wszystkie dokumenty są bezpieczne i dostępne online w systemie e faktur KSeF. Po upływie tego okresu, jeśli przepisy podatkowe wymagają dłuższego przechowywania, przedsiębiorca może pobrać i zarchiwizować faktury ustrukturyzowane we własnym zakresie. Warto pamiętać, że termin przechowywania faktur ustrukturyzowanych jest powiązany z okresem przedawnienia zobowiązania podatkowego, dlatego należy monitorować te terminy, aby zachować zgodność z przepisami.
Na czym polega przesyłanie e-faktur?
Przesyłanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF opiera się na bezpiecznym uwierzytelnieniu podatnika. Aby wystawić i przesłać e fakturę, konieczne jest zalogowanie się do systemu za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego. Po poprawnym wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, system automatycznie nadaje jej unikalny numer oraz zapisuje datę i godzinę wystawienia. Od tego momentu faktura jest uznawana za oficjalnie wystawioną, przesłaną i otrzymaną przez odbiorcę – nie trzeba już przesyłać jej dodatkowo e-mailem czy w inny sposób. Cały proces odbywa się w ramach krajowego systemu e faktur, co zapewnia bezpieczeństwo i jednoznaczność obiegu dokumentów.
Kto jest zwolniony z krajowego systemu e-faktur?
Nie wszyscy podatnicy są objęci obowiązkiem wystawiania faktur w krajowym systemie e faktur. Zwolnienie dotyczy przede wszystkim podatników zagranicznych, którzy nie mają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie obejmuje także faktur konsumenckich (B2C) oraz faktur uproszczonych. Dodatkowo, do końca lipca 2026 roku planowane jest utrzymanie możliwości wystawiania faktur z kasy rejestrującej, co daje przedsiębiorcom więcej czasu na dostosowanie się do nowych przepisów.
Jak realizować płatności za e-faktury w KSeF?
Opłacanie faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF nie różni się od płatności za tradycyjne faktury papierowe czy fakturę elektroniczną w formacie PDF. Przedsiębiorca może wybrać dowolną, standardową metodę płatności – przelew bankowy, gotówkę lub inne ustalone z kontrahentem rozwiązanie. W przypadku faktur ustrukturyzowanych nie wprowadzono żadnych dodatkowych wymogów dotyczących realizacji płatności, co oznacza, że proces ten pozostaje prosty i przejrzysty dla wszystkich stron transakcji.
Kiedy weszły w życie faktury ustrukturyzowane?
Faktury ustrukturyzowane oraz krajowy system e faktur to efekt kilkuletnich prac legislacyjnych i technologicznych. Ustawa wprowadzająca e faktur ksef została przyjęta przez Sejm w 2021 roku, a już od początku 2022 roku podatnicy zyskali możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych na zasadzie dobrowolności. Obowiązek korzystania z krajowego systemu e faktur zostanie wprowadzony etapami: od 1 lutego 2026 roku obejmie przedsiębiorców, których wartość sprzedaży w 2025 roku przekroczy 200 mln zł, natomiast od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek ten zostanie rozszerzony na pozostałych przedsiębiorców. Dzięki temu wszyscy podatnicy będą mieli czas na przygotowanie się do nowego sposobu wystawiania faktur.
Faktura ustrukturyzowana to nowoczesna forma fakturowania, która stanie się obowiązkowa już za kilkanaście miesięcy. Choć technicznie różni się od klasycznej faktury, jej obsługa nie musi być trudna – wystarczy korzystać z odpowiednich narzędzi i zacząć przygotowania już dziś. Nowy system KSeF niesie ze sobą szereg korzyści, od automatyzacji po bezpieczeństwo, dlatego warto się z nim zapoznać jak najszybciej.
Robert Fibik
Robert od ponad 7 lat rozwija relacje z kluczowymi klientami IT Excellence, specjalizując się w cyfrowym obiegu dokumentów. Ekspert w zakresie optymalizacji procesów i wdrażania KSeF, łączy wiedzę techniczną z biznesową, doradzając, jak bezpiecznie i zgodnie z prawem wdrażać nowoczesne rozwiązania. Ceniony prelegent, dzieli się praktycznymi wskazówkami z zakresu digitalizacji i zwiększania efektywności firm.