Czas wystawienia i odbioru faktury w KSeF – jak działa znacznik czasowy
Faktura w KSeF: Czas wystawienia i odbioru – jak działa znacznik czasowy
Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienił się sposób rozumienia momentu wystawienia i otrzymania faktury. W tradycyjnym obiegu papierowym czy elektronicznym (PDF) daty te zależały wyłącznie od działań wystawcy i odbiorcy. W KSeF to system decyduje, kiedy faktura uzyskuje moc prawną. Kluczową rolę odgrywa tu znacznik czasowy, który określa moment przesłania i przyjęcia dokumentu przez KSeF.
Wdrożenie systemu e faktur KSeF wiąże się z obowiązkowym fakturowaniem elektronicznym, które stopniowo będzie obejmować wszystkich przedsiębiorców. Od 2027 roku znikną faktury papierowe, a jedyną dopuszczalną formą będą faktury ustrukturyzowane. System e faktur KSeF zapewnia centralne przechowywanie faktur ustrukturyzowanych, co zwiększa bezpieczeństwo oraz zgodność z przepisami podatkowymi.
Data wystawienia KSeF a moment przesłania faktur ustrukturyzowanych
W praktyce przedsiębiorca może przygotować e-fakturę w dowolnym czasie, ale data wystawienia KSeF nie jest równoznaczna z datą utworzenia pliku XML czy jego zapisania w systemie księgowym.
Za datę wystawienia faktury uznaje się moment skutecznego przesłania jej do KSeF. To właśnie wtedy system nadaje dokumentowi unikalny numer identyfikujący (tzw. numer KSeF) oraz znacznik czasowy, który stanowi dowód, że faktura została wystawiona i przyjęta do obrotu. Numer faktury oraz data wystawienia są obowiązkowymi polami w treści faktury przesyłanej do KSeF. Prawidłowe wypełnienie tych pól w treści faktury jest warunkiem skutecznego jej przesłania i akceptacji przez system, a data jej przesłania do KSeF ma kluczowe znaczenie dla uznania faktury za wystawioną i wywołuje określone konsekwencje prawne.
Przeczytaj więcej o fakturach ustrukturyzowanych.
Znacznik czasowy w krajowym systemie e faktur (KSeF) – co oznacza?
Znacznik czasowy to elektroniczny zapis (metadana) przypisany do każdej e-faktury w momencie jej przyjęcia przez system. Zawiera dokładną datę i godzinę (z sekundami), potwierdzoną przez serwery Ministerstwa Finansów.
Ten znacznik:
- określa moment wystawienia faktury,
- potwierdza jej przyjęcie przez KSeF,
- gwarantuje autentyczność i integralność dokumentu,
- ma znaczenie podatkowe – decyduje o terminach ujęcia faktury w rozliczeniach VAT i CIT/PIT.
Wysyłka a przyjęcie faktury – czy to zawsze ten sam moment?
Nie zawsze. Różnica może wystąpić, jeśli:
- system księgowy wysyła fakturę do KSeF, ale serwer MF jest czasowo niedostępny – wówczas faktura zostanie przyjęta dopiero w momencie skutecznego połączenia;
- w fakturze występują błędy techniczne – wtedy KSeF odrzuca dokument, a faktura nie uzyskuje znacznika czasowego.
Dopiero po pozytywnej walidacji (czyli akceptacji przez KSeF) faktura uznawana jest za wystawioną i otrzymaną przez nabywcę.
Urzędowe poświadczenie i bezpieczeństwo w KSeF
Bezpieczeństwo i wiarygodność obrotu gospodarczego to fundamenty, na których opiera się krajowy system e faktur. W ramach KSeF każda faktura ustrukturyzowana, po skutecznym przesłaniu do systemu, otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). To elektroniczne potwierdzenie stanowi niepodważalny dowód, że faktura została prawidłowo dostarczona i zarejestrowana w systemie e faktur KSeF. UPO jest generowane automatycznie i dostępne dla wystawcy, co pozwala w każdej chwili potwierdzić moment wystawienia faktury w krajowym systemie e faktur.
Proces wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF obejmuje szczegółową weryfikację dokumentu pod kątem zgodności ze strukturą logiczną (format XML). Dopiero po pozytywnej walidacji system nadaje fakturze unikalny numer, który umożliwia jej jednoznaczną identyfikację w ramach KSeF. Dzięki temu każda faktura elektroniczna jest łatwa do odnalezienia i nie ma ryzyka jej zagubienia czy podmiany.
Krajowy system e faktur został zaprojektowany z myślą o najwyższych standardach bezpieczeństwa. Wszystkie dane przesyłane do systemu są szyfrowane, a dostęp do KSeF wymaga silnej autoryzacji – użytkownicy muszą korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub tokena wygenerowanego przez system KSeF. Takie rozwiązania skutecznie chronią przed nieuprawnionym dostępem i zapewniają integralność danych.
Ministerstwo finansów, dbając o wygodę i bezpieczeństwo podatników, udostępnia bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF. To narzędzie umożliwia nie tylko wystawianie faktur ustrukturyzowanych, ale także ich odbieranie, przeglądanie i archiwizowanie w ramach krajowego systemu e faktur. Dzięki temu nawet mniejsze firmy czy biura rachunkowe mogą korzystać z systemu KSeF bez konieczności inwestowania w zaawansowane oprogramowanie.
W przypadku problemów z dostępem do systemu KSeF lub trudności przy wystawianiu faktur ustrukturyzowanych, podatnicy mogą liczyć na wsparcie techniczne ze strony ministerstwa finansów lub skorzystać z pomocy dostawców oprogramowania zintegrowanego z systemem e faktur KSeF.
Podsumowując, krajowy system e faktur gwarantuje bezpieczeństwo, integralność i pełną kontrolę nad obiegiem faktur ustrukturyzowanych. Urzędowe poświadczenie odbioru, weryfikacja zgodności dokumentów oraz zaawansowane zabezpieczenia techniczne sprawiają, że wystawianie faktur w ramach KSeF jest nie tylko wygodne, ale przede wszystkim bezpieczne i zgodne z wymogami prawa.
Przeczytaj też: KSeF – przewodnik po nowym systemie e-faktur w Polsce.
Wpływ znacznika czasowego na terminy podatkowe
Dzięki jednoznacznemu oznaczeniu czasu przez KSeF znika problem spornych dat wystawienia i otrzymania faktury.
Znacznik czasowy decyduje m.in. o:
- momencie powstania obowiązku podatkowego – dla sprzedawcy liczy się data przyjęcia faktury przez KSeF,
- terminie odliczenia VAT – nabywca może odliczyć podatek od momentu udostępnienia faktury w KSeF,
- dacie ujęcia przychodu lub kosztu – w ewidencji księgowej można opierać się na dacie ze znacznika.
Przykład:
Jeśli faktura została wysłana 30 września o 22:55, a KSeF przyjął ją 1 października o 00:02, to data wystawienia KSeF wynosi 1 października. Wszystkie obowiązki podatkowe odnoszą się do tej daty.
Znaczenie dla praktyki przedsiębiorców
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy powinni:
- planować wysyłkę faktur z wyprzedzeniem, zwłaszcza na koniec miesiąca,
- kontrolować statusy dokumentów w systemie (czy zostały przyjęte, czy odrzucone),
- w systemach ERP uwzględniać datę przyjęcia przez KSeF jako kluczową dla rozliczeń podatkowych.
Jak wybrać system ERP z obsługą KSeF?
W KSeF to nie użytkownik, lecz system decyduje o dacie wystawienia faktury. Znacznik czasowy stanowi urzędowe potwierdzenie momentu wprowadzenia dokumentu do obrotu prawnego. Od tej daty zależą terminy podatkowe e-faktury, zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy.
Dlatego w nowym modelu e-fakturowania kluczowe jest zrozumienie, że „data wystawienia KSeF” = data przyjęcia faktury przez system, a nie moment jej przygotowania.
