Elektroniczny obieg dokumentów – dlaczego warto z niego korzystać?

Zmiana papierowego obiegu dokumentów na obieg elektroniczny to jeden z istotnych elementów podnoszenia efektywności funkcjonowania organizacji w szczególności, gdy duża część firm przestawiła się na pracę zdalną ze względu na obecną sytuację epidemiologiczną.

Decyzja o wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów powinna być poprzedzona analizą procesów biznesowych danej organizacji w celu zbadania sposobu i czasu realizacji poszczególnych działań by zaplanować sposób ich optymalizacji.

Istotne jest również zaangażowanie w ten proces pracowników firmy, zrozumienie przez   nich celu wdrożenia rozwiązania i współpraca przy realizacji projektu pozwoli zmaksymalizować korzyści.

Minusy obiegu dokumentów w wersji papierowej

Papierowy obieg dokumentów w firmie często się nie sprawdza, jakie problemy pojawiają się najczęściej?

– Przekazywanie dokumentów z rąk do rąk bardzo często prowadzi do ich zagubienia lub zniszczenia

– Podczas pracy zdalnej pojawiają się trudności z uzyskaniem dostępu do ważnych umów, kontraktów czy ofert

– Ręczne wyszukiwanie dokumentów, pochłania dużo czasu, zwiększając koszty związane z zarządzaniem firmową dokumentacją

– Konieczność ręcznego odnotowywania kto i kiedy miał dostęp do określonej dokumentacji

Plusy przejścia na obieg dokumentów w wersji elektronicznej

Posiadanie elektronicznego obiegu dokumentów to szereg zalet, poniżej kilka z nich:

– Rejestrowanie i archiwizacja dokumentów w systemie oraz zwiększenie ich bezpieczeństwa

– Dostęp do dokumentacji firmowej podczas pracy zdalnej

– Przyspieszenie procesu wyszukiwania dokumentów

– Monitorowanie dokumentu na każdym etapie

Szukasz rozwiązania do usprawnienia obiegu dokumentów w firmie oraz chcesz poznać więcej szczegółów? Skontaktuj się z nami.