Jak wybrać system ERP z obsługą KSeF? Na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy?
Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) coraz więcej firm staje przed koniecznością dostosowania swoich systemów księgowych i finansowych do nowych wymagań prawnych. W ramach KSeF przedsiębiorcy mogą cyfrowo wystawiać i przechowywać faktury. Kluczowe staje się więc wybranie odpowiedniego systemu ERP z obsługą KSeF, który nie tylko spełni wymagania ustawowe, ale także zapewni bezpieczeństwo, elastyczność i niezawodne wsparcie techniczne. System e faktur KSeF to rządowy projekt, który ma na celu ujednolicenie procesu fakturowania w Polsce. W tym artykule przedstawiamy, na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy takiego rozwiązania.
Czym jest krajowy system e faktur KSeF i dlaczego integracja z ERP jest tak ważna?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Nadawanie, zmienianie i odbieranie uprawnień w KSeF jest kluczowe dla procesu nadawania dostępu do systemu. Od 1 lipca 2024 korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla większości przedsiębiorców. Integracja systemu ERP z KSeF pozwala na automatyczne przesyłanie faktur, odbieranie potwierdzeń ich wystawienia oraz archiwizację zgodną z obowiązującymi przepisami. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą łatwo wystawić fakturę, co przyspiesza proces ewidencjonowania i ułatwia zarządzanie dokumentacją finansową.
Brak integracji może oznaczać konieczność ręcznego przesyłania dokumentów do systemu KSeF, co generuje dodatkową pracę, ryzyko błędów i opóźnienia.
Przeczytaj więcej o KSeF – od kiedy, dla kogo i jak się przygotować?
Korzyści z korzystania z KSeF
Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przynosi przedsiębiorcom wiele korzyści. Jedną z nich jest uproszczenie procesu fakturowania, co skutkuje zmniejszeniem czasu i kosztów związanych z wystawianiem i odbieraniem faktur. KSeF umożliwia także automatyzację wielu czynności, takich jak generowanie i wysyłanie faktur, co redukuje ryzyko błędów i konieczności ręcznego przepisywania danych. Ponadto, KSeF zapewnia większą przejrzystość i bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, dzięki czemu przedsiębiorcy mogą łatwiej kontrolować swoje finanse i podejmować bardziej świadome decyzje biznesowe.
1.Integracja systemu ERP z KSeF dla faktur ustrukturyzowanych
Pierwszym i najważniejszym kryterium wyboru systemu ERP powinna być pełna integracja z systemem KSeF. Oprogramowanie powinno automatycznie:
- wystawiać i wysyłać faktury ustrukturyzowane w odpowiednim formacie (XML) zgodnie ze strukturą logiczną opracowaną przez Ministerstwo Finansów,
- odbierać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru),
- synchronizować dane w czasie rzeczywistym z KSeF,
- umożliwiać monitoring statusu faktur.
Warto również zwrócić uwagę na aspekty związane z fakturami, takie jak przesyłanie i odbieranie faktur z załącznikami oraz różnice między fakturami a notami obciążeniowymi.
Wybierając ERP z obsługą KSeF, warto sprawdzić, czy dostawca ma oficjalne potwierdzenie integracji z KSeF od Ministerstwa Finansów.
Wymagania dla systemu ERP z obsługą KSeF
System ERP z obsługą KSeF powinien spełniać szereg wymagań, aby umożliwić przedsiębiorcom efektywne korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur. Jednym z podstawowych wymagań jest zgodność z wymogami Ministerstwa Finansów dotyczącymi struktury i formatu faktur ustrukturyzowanych. System ERP powinien także umożliwiać automatyczne generowanie i wysyłanie faktur do KSeF, a także odbieranie faktur od kontrahentów. Ponadto, system powinien zapewniać odpowiednie zabezpieczenia dostępu do danych i gwarantować integralność i autentyczność faktur. Wreszcie, system ERP z obsługą KSeF powinien być łatwy w użyciu i konfigurowaniu, aby umożliwić przedsiębiorcom szybkie i efektywne wdrożenie systemu.
2. Częste i sprawne aktualizacje systemu
Systemy ERP muszą być regularnie aktualizowane, zwłaszcza w kontekście zmian w prawie podatkowym. System KSeF będzie ewoluować, a jego API może ulegać modyfikacjom. Dlatego ważne jest, aby dostawca ERP zapewniał:
- szybkie wdrażanie zmian wynikających z aktualizacji przepisów,
- testowe środowiska integracyjne,
- kompatybilność z kolejnymi wersjami KSeF.
Zbyt wolne aktualizacje mogą prowadzić do problemów z wysyłką faktur lub nawet do naruszenia przepisów prawa.
3. Wsparcie techniczne i serwis
Wdrożenie i codzienne korzystanie z systemu ERP zintegrowanego z KSeF może wymagać wsparcia. Dlatego warto zwrócić uwagę na jakość obsługi klienta i serwisu technicznego:
- dostępność konsultantów (telefon, e-mail, czat),
- czas reakcji na zgłoszenia (SLA),
- dostępność instrukcji, baz wiedzy i szkoleń,
- możliwość konsultacji z ekspertami ds. KSeF.
Dobre wsparcie techniczne to nie tylko komfort pracy, ale też realna oszczędność czasu i bezpieczeństwo w sytuacjach awaryjnych.
4. Bezpieczeństwo danych
Integracja z KSeF oznacza przesyłanie danych finansowych do zewnętrznego systemu rządowego. Oznacza to konieczność zachowania wysokich standardów bezpieczeństwa informacji. System ERP powinien oferować:
- szyfrowanie przesyłanych danych (SSL, TLS),
- zgodność z RODO i krajowymi regulacjami,
- kontrolę dostępu do systemu (autoryzacja, logi użytkowników),
- bezpieczne przechowywanie danych i kopii zapasowych.
W wersji przedprodukcyjnej aplikacji KSeF użytkownicy powinni logować się swoimi rzeczywistymi danymi, co pozwala na testowanie funkcjonalności systemu w bezpiecznym środowisku.
Weryfikuj, czy dostawca posiada certyfikaty ISO 27001 lub inne potwierdzenia zgodności z normami bezpieczeństwa IT.
Warto również pamiętać, że w etapie korzystania z wersji przedprodukcyjnej aplikacji KSeF użytkownicy logują się swoimi rzeczywistymi danymi. Wskazuje to na konieczność współpracy z partnerem biznesowym w celu wymiany e-faktur, podkreślając, że wystawione faktury będą widoczne tylko dla stron zaangażowanych w proces.
5. Elastyczność systemu ERP i możliwość rozbudowy
Każda firma działa inaczej, dlatego warto postawić na elastyczny system ERP, który:
- dostosowuje się do indywidualnych procesów w firmie,
- umożliwia łatwe modyfikacje i personalizację,
- integruje się z innymi systemami (CRM, WMS, e-commerce),
- jest skalowalny – sprawdzi się zarówno w małej, jak i dużej organizacji.
Elastyczność systemu ERP jest szczególnie ważna dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, ponieważ pozwala na dostosowanie narzędzi do specyficznych potrzeb i procesów biznesowych.
Dobre oprogramowanie ERP z obsługą KSeF powinno rosnąć razem z firmą – bez konieczności zmiany systemu przy rozwoju biznesu.
6. Doświadczenie i renoma dostawcy
Na koniec warto przeanalizować, czy dostawca ma doświadczenie we wdrażaniu rozwiązań zintegrowanych z systemem KSeF. Zaufany partner:
- ma udokumentowane wdrożenia u innych klientów,
- rozumie specyfikę różnych branż,
- oferuje szkolenia i pomoc przy konfiguracji,
- aktywnie informuje o zmianach prawnych i technicznych.
Ważne jest również, aby dostawca miał doświadczenie w obsłudze zagranicznych podmiotów oraz rozumiał rolę podmiotów w kontekście wystawiania faktur i autoryzacji.
Warto zapytać o referencje i przetestować system w wersji demo.
Faktura ustrukturyzowana
Faktura ustrukturyzowana to dokument elektroniczny, który zawiera określone dane w ściśle określonej strukturze. Faktury ustrukturyzowane są wymagane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) i muszą być zgodne z wymogami Ministerstwa Finansów. Faktura ustrukturyzowana zawiera dane takie jak numer faktury, data wystawienia, dane sprzedawcy i nabywcy, informacje o towarach lub usługach, cena, podatek VAT i inne. Faktury ustrukturyzowane są przesyłane do KSeF w formacie XML i są przechowywane w systemie przez okres 10 lat. Korzystanie z faktur ustrukturyzowanych ułatwia przedsiębiorcom zarządzanie swoimi finansami i umożliwia im łatwiejsze spełnienie wymogów podatkowych.
Wybór odpowiedniego systemu ERP z obsługą KSeF to inwestycja w zgodność z przepisami, automatyzację procesów i bezpieczeństwo finansowe firmy. Obowiązek integracji z Krajowym Systemem e-Faktur dotyczy zarówno aktywnych podatników VAT, jak i przedsiębiorców zwolnionych z VAT. Kluczowe elementy, na które należy zwrócić uwagę, to: pełna integracja z KSeF, częste aktualizacje, solidne wsparcie techniczne, wysoki poziom bezpieczeństwa danych i elastyczność systemu. Warto również zaznaczyć, że do wystawiania e-faktur w Krajowym Systemie e-Faktur wystarczą bezpłatne narzędzia udostępnione przez Ministerstwo Finansów. W dobie cyfryzacji finansów warto postawić na rozwiązania, które nie tylko spełniają obowiązki prawne, ale też realnie wspierają rozwój biznesu.
Masz pytania odnośnie systemu Symfonia dla KSeF? Umów bezpłatne demo z konsultantem!
Łukasz Dobrowolski
Dyrektor ds. Sprzedaży i Marketingu w firmie IT Excellence S.A., gdzie odpowiada za rozwój strategii handlowej oraz działania marketingowe spółki. Jako ekspert w zakresie sprzedaży i zarządzania projektami IT, specjalizuje się w optymalizacji procesów biznesowych oraz wdrażaniu narzędzi wspierających efektywność przedsiębiorstw, m.in. systemów ERP i elektronicznego obiegu dokumentów. W swojej pracy kładzie nacisk na ścisłą współpracę z klientami oraz elastyczne podejście do realizacji projektów, co pozwala na skuteczne dostosowanie rozwiązań do indywidualnych potrzeb biznesowych.